La recaudación de fondos es tanto un arte como una ciencia. Si sus ingresos por recaudación de fondos son estáticos o están disminuyendo, es probable que su organización esté cometiendo uno o más de estos errores comunes de recaudación de fondos:
- Falta de planificación
- Repitiendo la misma recaudación de fondos de siempre
- No reclutar suficiente ayuda
- Mercancía de baja calidad
- Preparación de ventas inadecuada.
- Materiales de apoyo deficientes.
- Sin guiones de ventas
- Comunicación interna débil
- falta de publicidad
- Recaudación de fondos continua
- Mal momento
- Sin recompensas
- Pobres recompensas
- Dejar que los problemas se agraven
- Elegir la recaudación de fondos equivocada
Error #1 – Falta de planificación
Las cosas no han sido pensadas. Los plazos producen una respuesta a la crisis. Nadie sabe exactamente qué hacer. Todo es un simulacro de incendio al azar. ¿Algo de esto te suena familiar?
Por lo general, solo unas pocas personas tienen el conocimiento previo necesario del año anterior, por lo que hay un cuello de botella en la información. Eso a menudo produce el “síndrome del mártir que sufre”, en el que la persona a cargo, que debería haberlo planeado todo con mucha antelación, pasa su tiempo quejándose del exceso de trabajo que ha tenido.
están. ¡Admítelo, conoces a esa persona!
Todo esto se puede evitar si se hacen los preparativos adecuados con anticipación. Consulte la sección sobre preparación para obtener una gran cantidad de ideas valiosas.
Error #2 – Repetir la misma recaudación de fondos
La misma recaudación de fondos de siempre se realiza una y otra vez porque eso es lo que siempre has hecho. Los roles y responsabilidades son bien conocidos, por lo que es una solución cómoda y segura. Desafortunadamente, sus seguidores probablemente estén hartos y cansados de eso. Sus voluntarios probablemente sientan lo mismo.
El resultado típico es plano a la disminución de los ingresos totales, sin mencionar todas las oportunidades perdidas. ¿Alguna vez miró sus registros antiguos para ver cuál era la venta promedio de clientes y la ganancia promedio por venta hace varios años? Es una buena apuesta que ha habido pocos cambios.
Las causas fundamentales de esta inercia de recaudación de fondos son la falta de conocimiento, el miedo al cambio, la falta de voluntad para alterar el statu quo, etc. Si se toma el tiempo para ampliar su base de conocimientos, aumentará su éxito.
Recuerde que su objetivo debe ser maximizar sus ingresos y aumentar su red cada año, no mantener una posición de equilibrio. ¡Después de todo, los artículos y servicios que compran sus fondos recaudados definitivamente han aumentado de precio a lo largo de los años!
Incluso si es solo la inflación, las cosas que sus fondos eventualmente comprarán se vuelven más caras cada año, por lo que sus ingresos netos también deben crecer. Han aparecido nuevas actividades de recaudación de fondos que pueden aumentar sus resultados netos por cliente en un 25% o más.
No permita que sus esfuerzos de recaudación de fondos logren menos de lo que podrían porque carecen de una mejor dirección. Consulte la sección sobre organización para obtener más información.
Error #3 – No hay suficiente ayuda
Trabajar demasiado en su grupo de voluntarios principal es una receta para el desastre. Es difícil encontrar buenas personas que estén dispuestas a ayudar a su causa sin costo alguno. ¿Por qué masticarlos y escupirlos?
Aumente su base de voluntarios definiendo todos los roles y responsabilidades. Debe tener descripciones escritas de lo que se espera de cada función de apoyo.
Asegúrese de que incluya una estimación precisa del tiempo que requiere esa posición.
Divida esos bloques de tiempo de voluntariado en partes de dos, cuatro u ocho horas. Al definir cuánto tiempo requiere un puesto de apoyo, aumenta la probabilidad de encontrar posibles voluntarios. Permitir el trabajo compartido; es decir, permitir que dos personas se inscriban en una función y coordinen sus propios esfuerzos.
Otra forma de evitar agotar a sus voluntarios es reclutar para todos los puestos a principios de año. Esto requiere tener su plan maestro de proyecto para el año planeado con anticipación. Ofrezca hojas de inscripción para los puestos de este año en su primera reunión de grupo. Ahí es cuando las personas son más receptivas a la idea de contribuir, especialmente si es por un período de tiempo claramente definido.
Circule volantes en cada reunión para los puestos vacantes restantes. Si es necesario, incluya una llamada para obtener ayuda adicional en su boletín informativo.
La sección titulada Los fundamentos es una excelente fuente de ideas.
Error #4 – Mercancía de baja calidad
Las ventas están cayendo. Los clientes dicen no, gracias con demasiada frecuencia. Las ventas de unidades múltiples son una rareza. Las quejas son un lugar común.
Si esto le está sucediendo a su organización, se ha tomado una decisión equivocada en algún momento. Quizás un mayor porcentaje de ganancias en cada artículo vendido sonaba como una buena idea. El resultado no son ganancias netas más altas; son ventas más bajas.
Esas ventas más bajas se combinan con clientes decepcionados. La reputación de su grupo está sufriendo.
Deshazte de las cosas chatarra. Pregúntese si usted o alguien que conoce pagaría esos precios por productos de calidad similar al por menor. Si la respuesta es no, busque un nuevo proveedor antes de que su base de apoyo se erosione aún más. La idea es comprar al por mayor y vender al por menor, no dos veces al por menor.
Para conocer los criterios de decisión, consulte la sección sobre cómo seleccionar la recaudación de fondos adecuada.
Para obtener información sobre proveedores, consulte las Secciones tituladas Perfiles de proveedores y Referencia cruzada de proveedores.
Error #5 – Preparación de ventas inadecuada
¿Recuerdas la primera recaudación de fondos en la que participaste? ¿Sabías todo lo que necesitabas saber como participante? Lo más probable es que no lo hayas hecho y que lo hayas hecho lo mejor que pudiste sin mucha dirección.
Un error común es no tener instrucciones escritas o dar instrucciones inadecuadas a su equipo de ventas. No espere que las personas conozcan todas las “cosas por hacer” de ventas sin la dirección adecuada. Muchos voluntarios podrían ser nuevos reclutas o haber cumplido una función diferente para una recaudación de fondos anterior.
Los resultados de una preparación de ventas inadecuada son costosos. Terminará con oportunidades perdidas, confusión de pedidos, pagos perdidos, errores en las hojas de pedidos y muchos otros que cuestan tiempo o dinero arreglar.
Asegúrese de tomarse el tiempo para hacerlo bien y ahorrará a largo plazo. Lea la sección sobre preparación para obtener más consejos.
Error #6 – Materiales de apoyo deficientes
Tener materiales de apoyo deficientes es otro problema. Por lo general, estos se obtienen de un proveedor y se muestran a cada posible partidario. La calidad de ese material de presentación es un reflejo de su organización. No te conformes con folletos que hagan quedar mal a tu grupo.
Si es necesario, cree materiales de ventas adicionales internamente y complemente lo que sus vendedores tienen a su disposición. Por ejemplo, si su grupo está vendiendo tarjetas de compras con descuento por $10 cada una y el folleto adjunto no transmite realmente el mensaje, cree un folleto con letra grande que enfatice los ahorros generados.
Aquí hay un folleto de muestra para una tarjeta de descuento “BUDS”:
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Tener un folleto que el posible colaborador pueda leer transmite el mensaje mucho más rápido de lo que su equipo de ventas puede decirlo. De esa manera, todo el mensaje llega visualmente y su tasa de ventas aumenta.
Para una revisión más profunda, consulte la Sección de Técnicas de Venta.
Error #7 – Sin guion de ventas
No tener una presentación de ventas por escrito es otro gran error. En muchos eventos para recaudar fondos, un niño es uno de los principales canales de venta. ¿Por qué esperaría que un joven sea un vendedor nato? Habiendo estado en ventas durante más de una docena de años, puedo decirle con confianza que la preparación previa es un requisito obligatorio para el éxito.
Escriba uno o dos guiones de ventas que se centren en la necesidad específica de su organización y presenten la oferta adecuadamente. Distribuya esos guiones a su equipo junto con instrucciones escritas sobre cómo practicar dentro de la familia, cómo crear una lista de prospectos, etc.
Si cree que su grupo domina esta área, seleccione cualquier vendedor al azar y pídales que le den su argumento de venta. Te puedo garantizar que te sorprenderás.
Un chico de unos 14 años apareció en mi puerta una noche. Con los hombros encorvados, murmuró su tono a sus zapatos, que apenas podían verse debajo de sus pantalones caídos. Menos de una semana después, otro chico llamó a mi puerta por la misma razón. Me miró a los ojos, me dio dos frases sobre su propósito y me pidió ayuda.
¿A cuál contribuí? Está bien, ambos, pero no todos son blandengues como yo, pero contribuí más que el segundo visitante. ¡Trabaja en la entrega de argumentos de venta!
He incluido un par de guiones de ventas de muestra en este libro junto con información detallada sobre la preparación de ventas.
Lea la sección sobre guiones de ventas para obtener una cobertura completa de este tema.
Error #8 – Comunicación interna débil
Esto se manifiesta de muchas maneras y obstaculiza gravemente sus esfuerzos de recaudación de fondos. No dar una dirección clara a sus voluntarios y vendedores equivale a un desempeño mediocre.
Aquí hay unos ejemplos:
No hay objetivos individuales o de subgrupos dados al comienzo de su unidad. El objetivo específico del grupo no se comunica claramente a los vendedores. Su mensaje no llega a los compradores. No se da retroalimentación a sus participantes oa sus seguidores sobre los resultados. Nadie sabe qué tan bien lo hizo la recaudación de fondos o si valió la pena el esfuerzo.
Este tipo de problemas de comunicación crean un fuerte lastre para las ganancias. Revise cómo su grupo transmite la información. Diseñe un sistema con múltiples rutas de comunicación. Eliminar cuellos de botella en el flujo de información. Aproveche su sitio web como una gran fuente de datos específicos sobre todo lo que está haciendo su grupo.
Todos estos temas y más están cubiertos en la Sección de Comunicación.
Error #9 – Falta de publicidad
Obras publicitarias. Por eso se ve tanto. Póngalo a trabajar para su organización haciendo correr la voz de todas las formas posibles. Utilice folletos, carteles, letreros, contactos con los medios, etc.
¿Cuándo fue la última vez que su grupo envió un comunicado de prensa?
La publicidad aumenta la conciencia de la comunidad sobre su organización sin fines de lucro y paga dividendos incalculables. Motivará la participación adicional, aumentará su grupo de voluntarios, proporcionará comentarios y brindará un método para comunicar los resultados.
Consulte la sección sobre publicidad para obtener información más detallada.
Error #10 – Recaudación continua de fondos
Otro error común es hacer demasiados eventos para recaudar fondos. El resultado es el agotamiento de sus voluntarios, sus participantes y sus clientes. Sabes que tu grupo está en problemas si perteneces al club “Recaudador de fondos del mes”.
Limite su grupo a dos o tres recaudadores de fondos principales cada año. Tómese el tiempo para diseñar el enfoque correcto que maximizará los resultados de cada recaudación de fondos. Una recaudación de fondos bien realizada puede duplicar los resultados de una mal planificada y ejecutada.
Otras señales de advertencia de realizar demasiados eventos para recaudar fondos incluyen un bajo volumen de ventas o una disminución neta por transacción del cliente. ¿Por qué molestarse en recaudar fondos si termina generando menos de $5 o $10 de ganancia neta por vendedor?
Este libro está lleno de sugerencias sobre cómo maximizar sus ingresos para cada evento de recaudación de fondos. Una es tener una oferta suplementaria además de cada esfuerzo importante. Hay literalmente docenas de otras ideas demasiado numerosas para enumerarlas aquí.
Si siente absolutamente que su grupo tiene que recaudar dinero durante todo el año, muévalo a su sitio web. Cree una recaudación de fondos silenciosa allí a través de una tienda, configure un programa de comisión de ventas por clic, proporcione un programa de certificados de regalo/scrip allí, etc.
Consulte la sección Beneficios del sitio web para obtener información adicional.
Aproveche el resto de este libro y evite el problema del agotamiento. Lea un paquete conciso de sugerencias en la Sección titulada 101 Consejos y Técnicas.
Error #11 – Mal momento
Los problemas que caen en la categoría de mal momento incluyen conflictos con las vacaciones, mal tiempo, competencia haciendo lo mismo, falta de interés debido a otro evento, superposición del tiempo de exámenes escolares, etc.
Evite planificar cualquier cosa que abarque días festivos importantes como Acción de Gracias, Navidad, Año Nuevo, Semana Santa, 4 de julio o Día del Trabajo. Esos son espacios de tiempo desperdiciados dentro de su calendario debido a la falta de disponibilidad de participantes y simpatizantes.
El mal tiempo significa no hacer una recaudación de fondos de dulces para un grupo deportivo juvenil en agosto, cuando es probable que los dulces se derritan. Por la misma razón, tampoco ofrezca productos de manejo especial como masa para galletas, pastel de queso o kits de pizza en esos momentos, a menos que planee todo con mucho cuidado.
Manténgase alerta a lo que otros eventos de recaudación de fondos están sucediendo en su comunidad. Tener una venta de calabazas en el jardín de la escuela dos semanas antes de Halloween no es una buena idea si hay otras tres dentro de una milla. Ofrezca algo diferente y manténgase en contacto con los líderes de otros grupos.
Programar una recaudación de fondos estilo evento es una mala idea cuando entra en conflicto con otro evento importante de la comunidad que atraerá a la mayoría de sus clientes. Consulta los horarios de eventos deportivos y funciones comunitarias. ¡No seas como el grupo que promovió un lavado de autos el sábado en un sitio solo para descubrir que todo el tráfico cercano estaba bloqueado esa mañana para un evento anual!
Si su grupo depende de los vendedores de estudiantes, no olvide verificar cuándo son los exámenes parciales y finales. Sus padres no apreciarán las demandas de tiempo extra cuando lo académico es la máxima prioridad.
El mensaje es que su éxito depende de ser consciente de la comunidad que lo rodea.
Encuentre más detalles en las Secciones sobre Preparación y Conceptos Básicos.
Error #12 – No hay recompensas
A veces esto es apropiado; otras veces no lo es. Depende de cuál sea la motivación del vendedor y cuál sea la tuya (los líderes del grupo) para tomar esa decisión.
Si no está ofreciendo recompensas porque es una recaudación de fondos de la banda y todo el dinero se va a pagar por nuevos uniformes, está bien porque el objetivo es la recompensa. No hay necesidad de recompensas por desempeño.
Sin embargo, si no ofrece recompensas porque provienen de las ganancias netas del grupo, reconsidere su enfoque. Sus ganancias netas sufrirán porque sus vendedores no ven nada que motive un esfuerzo extra. En última instancia, termina con menos ganancias porque sus ventas son más bajas.
No cometas el error de ofrecer una recompensa a todos solo por participar. Hágalo siempre basado en el logro.
Una organización de salud conocida a nivel nacional patrocinó un “maratón de saltar la cuerda” en una escuela primaria. Entre los materiales enviados a casa con cada niño estaba la hoja de premios o incentivos que mostraba lo que cada niño podía ganar con ciertos niveles de patrocinio monetario. El premio de gama baja fue una cinta marcadora de libros agradeciendo a cada niño por su apoyo.
El nivel de patrocinio requerido para este premio fue de $0 a $10. ¿Dónde está la recompensa para el niño que recibió $10 versus el niño que no hizo nada? Claro, son solo niños, pero ¿qué mensaje les estamos enviando a nuestros hijos si recompensamos el esfuerzo cero?
Otras secciones de Éxito en la recaudación de fondos detallan ideas como la búsqueda de donaciones de comerciantes locales para recompensas del vendedor, como una oferta de pizza dos por uno o un cupón de descuento de una tienda de artículos deportivos. ¡Sé creativo y maximiza tus resultados!
Para más ideas, lea la Sección titulada Plan Merchant.
Error #13 – Recompensas pobres
Las recompensas deficientes a menudo tienen el mismo efecto que ninguna recompensa. Basura es basura, así que ¿por qué molestarse?
Confiar en los obsequios de los proveedores no siempre es una buena idea. Como se mencionó anteriormente, acuda a sus comerciantes locales para un programa cooperativo que lleve a los clientes a sus tiendas mientras anima a los comerciantes a ofrecer recompensas motivadoras a sus vendedores.
Invierta tiempo en diseñar el programa de recompensas adecuado. El aumento en las ventas compensará con creces un ligero costo adicional.
Para obtener más información, consulte la sección sobre recompensas e incentivos.
Error #14 – Dejar que los problemas empeoren
Recuerde que cuando realiza una recaudación de fondos, es propietario de una pequeña empresa cuyo sustento depende de mantener una buena reputación. La vieja regla del “boca a boca” es que cada persona que tenga una buena experiencia con su grupo se la contará a otra persona, pero la persona que tenga una mala experiencia se la contará a otras cinco personas.
Afirmar que está sobrecargado de trabajo no es excusa para no ser receptivo. No ponga ningún problema de satisfacción del cliente en la pila de “hacerlo”. Perjudicará a su organización en más formas de las que cree.
Aborde todos los problemas de inmediato, incluso si eso significa dejar lo que está haciendo en ese momento. Sigue la regla de oro y haz a los demás lo que te gustaría que te hicieran a ti.
Consulte la Sección de Organización para otros consejos.
Error n.º 15: elegir la recaudación de fondos equivocada
A veces, una recaudación de fondos no es adecuada para un grupo. Puede ser porque ese en particular funciona mejor para un grupo más grande. Podría ser que requiera un período de tiempo más largo del que está disponible.
Es posible que otros no encajen porque fueron elegidos por su mayor porcentaje de pago en lugar de la calidad de la oferta. El escaso valor de la mercancía acaba por rebajar las ventas en lugar de generar beneficios.
Un evento para recaudar fondos puede tener un precio incorrecto para la comunidad. Las mercancías de mayor precio o los alimentos gourmet no encajan bien en algunas áreas.
Implemente las “mejores prácticas” dentro de su organización. Diseñe una matriz de decisión que sopese los diversos factores para ayudarlo a tomar la decisión correcta.
Asegúrese de tomarse el tiempo para revisar las otras secciones de este libro, particularmente las secciones sobre cómo seleccionar la recaudación de fondos adecuada y los más vendidos.
Resumen
Permitir que estos errores continúen dentro de su organización le está costando más tiempo, pérdida de ingresos, menores ganancias y está erosionando su base de apoyo. Desenraízalos ahora. Actúe como propietario de un negocio y establezca un plan detallado para corregir estas deficiencias.
