¿Quieres llevar a cabo una estrategia perfecta para administrar a tus miembros? ¡Estás en el lugar indicado! En este artículo te daremos 7 consejos infalibles para que puedas gestionar de manera eficiente a tus miembros y lograr una estrategia exitosa. Mantén la atención y descubre cuáles son los secretos para lograr una gestión de miembros impecable. ¡No te lo puedes perder!
Sus miembros son una de las partes más importantes de su organización. Se aseguran de que sus puertas permanezcan abiertas y las luces encendidas. Pero ¿cómo puedes asegurarte de que sean atendidos?
Administrar a sus miembros puede parecer una tarea abrumadora, pero cuando la divide en partes más pequeñas y manejables, puede ver lo fácil que es mantener contentos a sus miembros y que su organización funcione sin problemas.
Ahora echemos un vistazo a estos sencillos pasos.
- Elija el software de gestión de membresía adecuado.
- Mantenga la información de su membresía limpia y actualizada.
- Realice un seguimiento de la participación de los miembros.
- Segmente a sus miembros para una comunicación optimizada.
- Promover el conocimiento de los obsequios apropiados.
- Comuníquese regularmente con sus miembros.
- Agradezca siempre a sus miembros.
Si sigue estos siete pasos, podrá administrar fácilmente a sus miembros. Vamos a empezar.
1. Elija el software de gestión de membresía adecuado.
Hay tantos tipos diferentes de software de gestión de membresías que debes asegurarte de elegir el correcto.
En general, su software debe ser compatible con su misión, fácil de usar para todos los miembros del equipo y funcionar sin problemas. Pero ¿qué más deberías considerar?
Observe de cerca su organización y considere sus necesidades. ¿Qué es absolutamente necesario que su software pueda hacer? Aquí hay algunas sugerencias para comenzar:
- Capacidades de integración con su software existente
- Opciones de comunicación
- Mantener el directorio de miembros
- Participación de miembros e historial de compras.
- Habilidades analíticas y de presentación de informes.
El más importante de estos factores es probablemente su capacidad de integración.
No querrás comprar un software de gestión de membresías y luego descubrir que tu plataforma de correo electrónico o tu base de datos de obsequios no funcionan con él.
No hay dos organizaciones iguales, por lo que necesita el software que mejor se adapte a las necesidades únicas de su organización sin fines de lucro.
Si es una organización sin fines de lucro basada en la admisión, como un museo, sus preferencias son diferentes a las de una organización sin fines de lucro basada en donaciones. Ir a La guía definitiva de Doubleknot sobre software para museos para asegurarse de recibir el programa correcto.
2. Mantenga la información de su membresía limpia y actualizada.
Todos los datos del mundo no te sirven de nada si son difíciles de entender o están desactualizados.
Por este motivo, te recomendamos que lleves un registro de tus datos de membresía. Tenga varias opciones de contacto disponibles y asegúrese de que esta información siga siendo precisa.
Considere enviar un correo electrónico de recordatorio anual a sus miembros para que actualicen:
- Direccion de casa.
- Teléfono móvil.
- Números de teléfono de casa
- Dirección de correo electrónico.
Ocasionalmente, los miembros pueden cambiar legalmente su nombre. ¡Asegúrate de poder cambiar tu perfil para reflejar esta información!
Proporcionar información de contacto precisa es la mejor manera de realizar un seguimiento de sus miembros y asegurarse de que sepan lo que sucede en su organización para que puedan aprovechar al máximo su membresía.
Otra forma de mantener los datos de su membresía limpios y organizados es asegurarse de que su equipo escanee su directorio de vez en cuando para eliminar cuentas duplicadas o que su software tenga un programa de deduplicación.
Los programas duplicados no solo falsifican su información de miembro, sino que también le causan problemas cuando reciben correos electrónicos, cartas y llamadas repetidos.
Otra forma de eliminar esta molestia es permitir que las familias vinculen perfiles. Esto le permite planificar campañas telefónicas o de correo directo por hogar en lugar de por individuo. Esto le ahorra costos de impresión y envío, así como tiempo.
Si realmente desea mantener una base de datos precisa y su software de membresía lo permite, considere permitir que sus miembros mantengan sus perfiles ellos mismos. De esta forma podrás asegurarte de que los datos son correctos sin tener que localizar a los propios miembros para pedírselos.
Sabemos que esto puede parecer demasiado trabajo, especialmente si los miembros tienden a olvidar sus contraseñas. Pruebe la lista de alternativas de contraseña de Swoop para encontrar una solución más conveniente para sus seguidores.
3. Realice un seguimiento de la participación de los miembros.
Los perfiles de sus miembros no deberían basarse únicamente en quiénes son. ¡También deberían indicar a qué se dedican!
Las actividades de los miembros pueden variar según la organización.pero todos, desde los museos hasta los refugios de animales, pueden beneficiarse al comprender lo que preocupa a sus miembros.
Optimice sus técnicas de recopilación de datos recopilando información sobre el compromiso de sus miembros con su organización sin fines de lucro mediante el seguimiento de cómo interactúan con su causa. Esto puede incluir diferentes acciones para diferentes organizaciones sin fines de lucro, pero algunas comunes incluyen:
- Compra de bienes
- Dona a tu organización
- Visite si es una organización sin fines de lucro basada en acreditación
- Participación en eventos
- Participacion voluntaria
Al saber cómo interactúan más sus miembros con su organización, puede personalizar y animar su campaña de reclutamiento. ¿La mayoría de sus miembros participan en sus eventos de recaudación de fondos? Hable con los no miembros en estos eventos y explíqueles los beneficios de la membresía.
No olvide asegurarse de considerar los métodos de donación tradicionales y en línea. Si bien las donaciones tradicionales siguen siendo populares, las donaciones en línea son cada vez más populares.
También puede utilizar estos datos para realizar un seguimiento de qué beneficios de membresía se utilizan con más frecuencia. ¿Son sus fiestas exclusivas para miembros un evento social de moda? ¿O es el aparcamiento gratuito en su museo el mayor atractivo?
El comportamiento de donación de los miembros también es una mina de oro de información. ¿Qué temporadas son más fructíferas para su negocio? ¿Qué estrategias de campaña dieron más resultados? Utilice estos conocimientos para planificar su próxima campaña.
4. Segmente a sus miembros para una comunicación optimizada.
Ahora que tienes todos estos datos, ¿cómo puedes hacer que funcionen para ti?
Utilice la información que ha recopilado para perfeccionar sus estrategias de comunicación. Si conoce a sus miembros, puede dirigirse a ellos con contenido relevante.
¿Cómo puedes segmentar a tus miembros?
- Partidarios que son padres
- Estado de jubilación
- Grupos de edad, como adultos jóvenes o personas mayores de 35 años.
- Identificación de género
Conocer estos datos demográficos le permite hacer suposiciones informadas sobre sus votantes para brindarles con mayor precisión información relevante e interesante.
A los padres con niños les gustaría saber sobre Kids Nights u otros eventos. Ideas de programación divertidas dirigidas a un público más joven que su organización pueda tener.
Los adultos jóvenes, especialmente los jóvenes profesionales, pueden estar más interesados en las veladas de networking o de información, especialmente con los museos.
También puede realizar un seguimiento de más información personal en sus perfiles de miembros una vez que su organización interactúe con ellos con más frecuencia. ¿Etiquetan a su organización sin fines de lucro en publicaciones de redes sociales? Toma nota de tu agarre.
Si alguna vez completaron una encuesta para usted sobre el trabajo de su organización sin fines de lucro, mantenga esa encuesta accesible a través de su perfil para saber qué hace su organización sin fines de lucro que captó y mantuvo su atención.
5. Promover el conocimiento de los obsequios apropiados.
Al recopilar información sobre sus miembros, debe preguntarles sobre su empleador. Esta información es útil tanto para segmentar como para aumentar las donaciones de su organización.
La de un empleador regalos adecuados La política se refiere a cuando donan una cantidad de dinero a una organización porque su empleado donó dinero. Con demasiada frecuencia, la única razón por la que más personas no aprovechan esta forma sencilla de aumentar su eficacia es porque no la conocen.
Estar al tanto de los empleadores de sus miembros lo ayudará a aprovechar al máximo estos programas. Si conoce al empleador, después de realizar una donación, puede utilizar un software de base de datos de donaciones coincidentes para verificar si la donación es elegible y luego enviarle la documentación necesaria.
Si ya tiene esta información, verifique si alguno de sus miembros trabaja para una de las siguientes empresas conocidas por sus generosos programas de donaciones equivalentes:
- Energia General
- Gestión de fondos de Soros
- B.P.
- Corporación brecha
- Exxon móvil
- cochemax
- Johnson y Johnson
- Hotel seleccionado
- microsoft
- Coca
Esta está lejos de ser una lista extensa, pero es un buen comienzo. Y si sus miembros se ofrecen como donantes voluntarios con más frecuencia, averigüe si sus empleadores ofrecen un programa de becas para voluntarios.
Un programa de becas de voluntariado dona dinero a una organización para el cual un empleado se ofrece como voluntario, en función de las horas trabajadas.
Aprovechar la filantropía corporativa es una forma fantástica de involucrar e involucrar a sus miembros sin necesidad de que tengan que escarbar más en sus propios bolsillos.
6. Comuníquese regularmente con sus miembros.
¡No dejes que tu única interacción con tus miembros sea pedir dinero! Una excelente manera de involucrarlos es utilizar su base de datos de miembros para mantenerse en contacto con sus miembros.
Sus miembros se han convertido en miembros debido a su compromiso con su organización sin fines de lucro y su deseo de participar más que un patrocinador casual. No tenga miedo de mantenerlos actualizados sobre todo lo que sucede en la organización.
Mientras, por supuesto, les informa sobre las próximas campañas de recaudación de fondos o recaudación de fondos, ¡también manténgalos actualizados sobre diversos proyectos y actividades!
Envíeles actualizaciones mensuales del boletín informativo sobre los proyectos que está llevando a cabo su organización, o considere crear un boletín informativo exclusivo para miembros para mantenerlos informados sobre los próximos beneficios de membresía o eventos especiales exclusivos para miembros.
Almacenar toda esta información sobre sus miembros en un solo lugar es una excelente manera de hacer que la conexión de su organización con ellos sea más personal. Pruebe algunas de estas estrategias de comunicación efectivas:
- ¿Es el cumpleaños de alguien? Envía una tarjeta o un correo electrónico amigable.
- ¿Alguien ha tenido un hijo o se ha casado? Felicitaciones.
- ¿Alguien está ausente de los eventos por mucho tiempo? Di que la extrañas.
- ¿Acaba de completar un informe anual o un informe de impacto? ¡Envíaselo!
La comunicación frecuente mantiene a su organización en la mente y demuestra a los clientes que se preocupa.
7. Agradezca siempre a sus miembros.
Una forma sencilla de retener a los miembros y hacer que regresen a su organización es asegurarse de que siempre se sientan valorados por sus esfuerzos.
Hay varias formas de hacerlo, desde en persona hasta por correo electrónico, pero la clave es hacerlo con regularidad.
Incluya una sección de agradecimiento en los boletines de su organización. Aquí puede reconocer a los donantes de este mes y enviarles un mensaje personal o un correo electrónico.
Agradezca a sus miembros cuando hablen en eventos por su continuo apoyo a su misión compartida y su confianza en su organización.
Después de todo, nadie tiene que convertirse en patrocinador o miembro de una organización sin fines de lucro. Tu membresía, ya sea en un museo, un refugio de animales, o cualquier otro tipo de organización sin fines de lucroes una forma de expresar su apoyo a la causa. ¡Mereces ser apreciado!
Administrar a sus miembros no tiene por qué ser una tarea hercúlea. Con un software inteligente y un plan de juego, puede aprovechar al máximo su programa de membresía y asegurarse de que sus miembros tengan un vínculo sólido con su organización.
Sus miembros son la columna vertebral de su organización, y si los mantiene contentos, su organización sin fines de lucro seguirá satisfecha. Una sólida estrategia de membresía es una excelente manera de lograrlo.
Biografía del autor
Adam Weinger es presidente de Double the Donation, el proveedor líder de herramientas para organizaciones sin fines de lucro para ayudarlas a recaudar más dinero a través de donaciones corporativas y programas de subvenciones para voluntarios. Póngase en contacto con Adam por correo electrónico o más LinkedIn.
