Más de la serie de varias partes sobre la preparación de la recaudación de fondos. Esta sección trata sobre la importancia de la documentación escrita de todos sus procesos para mejorar las comunicaciones y la eficiencia.
Importancia
No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es tener documentación escrita para todas las principales actividades de su organización. Además de los planes anuales y los plazos específicos mencionados anteriormente, los planes detallados y las listas de verificación hacen que todo funcione sin problemas.
Organigrama y lista de contactos
Primero, cree un organigrama que delinee la cadena de mando y enumere todas las relaciones jerárquicas. A continuación, cree una lista de contactos que contenga los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico de todos. Distribúyalos a todos los miembros y voluntarios de la organización.
Mantenga la información de contacto actualizada y visible
Recuerde mantener esta información de contacto actualizada a medida que avanza el año. Publíquelos en su sitio web, incluya la información en boletines y, si corresponde, manténgalos visibles en un tablón de anuncios.
Usar árboles de llamadas
Para cada recaudación de fondos específica, cree árboles de llamadas únicos que definan dos cosas. El primero es cómo hacer llegar la información a todos los involucrados en su recaudación de fondos, incluidos los vendedores individuales, con una sola persona responsable de hacer no más de seis llamadas telefónicas.
El segundo es proporcionar una ruta de escalada que le da a cada capa del grupo una persona a la que llamar para obtener información. Esto elimina la mayoría de los cuellos de botella de comunicación. También evita sobrecargar a un individuo como la persona de respuesta.
Proporcionar descripciones de puestos
Se necesitan descripciones de trabajo por escrito para cada puesto importante dentro de su organización y específicamente para cada recaudador de fondos. Esto elimina la necesidad de tener presidentes salientes tratando de verbalizar las tareas involucradas, los contactos clave, etc. Los voluntarios que tienen instrucciones escritas harán menos preguntas.
También se necesita documentación para cada tipo de tarea voluntaria. Mejore la participación al tener una descripción de uno o dos párrafos que incluya buenos detalles sobre lo que está involucrado. Asegúrese de incluir un compromiso de tiempo mínimo que requiera cada posición.
Grabar asignaciones
Otro documento específico necesario es un registro escrito de las asignaciones. De esa manera, podrá averiguar de un vistazo quién es responsable de cada área funcional de la última recaudación de fondos. También ayuda a planificar la próxima recaudación de fondos, ya que tendrá una base de datos del nivel de experiencia de cada voluntario.
plan comercial
Un plan comercial es su mejor método para hacer crecer su negocio. Usando una estrategia cuidadosamente elaborada, se concentrará en desarrollar relaciones, no en pedir limosnas. Lleva más tiempo implementar este enfoque, pero es infinitamente más valioso.
Su plan de comerciante no solo debe escribirse, sino que también debe realizarse un seguimiento para que tenga éxito. Mantenga registros de qué comerciantes están apoyando a su grupo y por cuánto tiempo. Consulte la sección titulada Plan Merchant para obtener detalles completos.
Usar listas de verificación de progreso
Todas las listas de verificación que utilizará deben estar impresas. Los proporcionados en el sitio web solo para miembros de Fundraiser Help incluyen ejemplos de:
- Elegir una recaudación de fondos
- Tareas iniciales
- Planificación
- Planificación final
- Organización
- preparación de ventas
- Manejo de pedidos
- Entrega
- envoltura final
Haga clic aquí para la preparación de la recaudación de fondos: Reclutamiento de voluntarios
Haga clic aquí para la preparación de la recaudación de fondos: enfoque comercial
Haga clic aquí para la preparación de la recaudación de fondos: descripción general
