Este artículo es parte de una larga serie llamada Preparación para la recaudación de fondos y es la Parte I de la sección Planificación anticipada. La serie es un extracto de mi libro, Fundraising Success.
Cómo prepararse para el éxito de la recaudación de fondos mediante la planificación anticipada: reúna sus metas y objetivos de recaudación de fondos, luego bloquee un cronograma anual para que sus recaudadores de fondos cumplan con esos objetivos.
Establecer metas y objetivos
Su organización sin fines de lucro necesita definir sus objetivos. Se deben establecer metas tanto para el año como para eventos específicos. Esos temas se tratan a fondo en las secciones sobre establecimiento de metas y mantenimiento de registros. Por lo tanto, nos centraremos aquí en la necesidad de decidir sobre ciertos plazos.
Establece tu horario anual
Primero, necesita un programa maestro para el año. Cada recaudación de fondos debe tener la cantidad correcta de tiempo de entrega, período de ventas, entrega y finalización. Marque tres conjuntos de bloques de seis semanas en su calendario. Estos serán los espacios para sus principales campañas de recaudación de fondos.
Coordine estos bloques de seis semanas con otros horarios y vacaciones, escuelas, eventos competitivos, etc. Deje algo de tiempo de recuperación entre cada campaña importante para que no esté recaudando fondos continuamente. Dos semanas es el mínimo indispensable entre terminar con una recaudación de fondos y programar la sesión de planificación organizacional para la siguiente.
El tipo de recaudación de fondos que seleccione afectará ciertas variables como el tiempo de preparación, el período de ventas y la espera de la entrega. No deje de usar el enfoque de bloque de tiempo de seis semanas solo porque está considerando hacer una venta de entrega inmediata o una recaudación de fondos basada en un evento. En lugar de tratar de incluir otra recaudación de fondos en el cronograma, use el tiempo sabiamente para maximizar sus resultados.
Establecer recaudadores de fondos para bloques de tiempo específicos
Una vez que haya establecido el programa maestro, concéntrese en los bloques individuales de seis semanas. Elija sus tres mejores recaudadores de fondos y combínelos con las tragamonedas, teniendo cuidado de optimizar el ajuste. ¿A qué me refiero con optimizar el ajuste?
Considere el calendario anual de recaudación de fondos de una escuela. Si el grupo está bien organizado, el primer bloque de seis semanas puede comenzar antes de que empiecen las clases. La planificación, la selección de la recaudación de fondos e incluso el pedido de materiales de venta se pueden completar antes del primer día. Por supuesto, eso requiere la planificación para el próximo año antes de que finalice el año en curso.
Comenzar temprano
¿Por qué quieres el comienzo temprano? En primer lugar, los padres están más entusiasmados con ofrecerse como voluntarios y apoyar su causa al comienzo del nuevo año escolar que en cualquier otro momento. Usted “optimiza el ajuste” al programar su primera recaudación de fondos para aprovechar ese entusiasmo y apoyo.
Si planifica con anticipación, podría tener una Campaña de Computadoras en el Salón de Clases que haga ventas por catálogo a mediados de septiembre.
Además de aprovechar el nivel de compromiso del nuevo año escolar, comenzar temprano también les da un respiro a sus estudiantes, padres y voluntarios. Eso es importante antes de comenzar a realizar la mayor recaudación de fondos del año.
También obtendrá una mejor respuesta para su gran recaudación de fondos para las fiestas en el período principal de mediados de noviembre. Puede usar el espacio intermedio antes de Halloween para un evento simple de un fin de semana como Pumpkin Patch Kids.
La misma lógica también se aplica al tercero de los bloques de seis semanas. Su recaudación de fondos de primavera se puede colocar fácilmente alrededor de las vacaciones de primavera, yendo antes o después según lo dicte su horario específico para ese año.
Por lo tanto, el uso de una metodología de planificación anual le brinda la mejor oportunidad de éxito al posicionar estratégicamente sus tiempos de venta para lograr la máxima participación.
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