Este artículo es parte de una larga serie llamada Preparación para la recaudación de fondos y es la Parte II de la sección Planificación anticipada. La serie es un extracto de mi libro, Fundraising Success.
Preparación para la recaudación de fondos describe cómo hacer la planificación y la preparación por adelantado para sus eventos de recaudación de fondos, incluida la forma de bloquear los plazos de recaudación de fondos y reclutar más voluntarios para todas sus actividades.
Planificación anticipada para una recaudación de fondos específica
Una vez que tenga sus bloques de seis semanas posicionados correctamente dentro de su calendario anual, es hora de concentrarse en los plazos específicos para cada una de las tres principales recaudaciones de fondos que ha seleccionado. Cada cronograma reservará varias cantidades de tiempo para los siguientes componentes:
- Planificación
- Preparación
- Ejecución
- Entrega
- Envolver
Planificación
La planificación se completa principalmente en forma de esquema. Cada recaudación de fondos es un subconjunto del plan anual. Para cada evento de recaudación de fondos, se deben realizar las asignaciones organizativas, se deben tomar decisiones y finalizar un plan de acción. Asegúrese de hacer esto primero porque fallar en planificar significa fallar en la planificación. Llame a esta fase de planificación semana uno del bloque de seis semanas.
Preparación
La preparación comienza inmediatamente después de la primera reunión de planificación. Se solicitan los materiales de venta, comienza la publicidad, se asignan voluntarios, se contacta a los comerciantes que apoyan y se completa la documentación escrita específica. Una vez que haya completado todo esto, estará listo para comenzar a recaudar fondos. Llame a esta parte de la semana uno junto con una parte de la semana dos en el bloque de seis semanas.
Ejecución
La fase de ejecución es la ventana real de recaudación de fondos. Sus paquetes de soporte de ventas (folletos, catálogos, formularios de pedido) se entregan a su equipo de ventas y la parte activa del programa está en marcha. Llame a esta mitad de la semana dos del bloque y continúe hasta el final de la semana cuatro.
Consejo: Comience siempre un jueves. Esto le da a sus vendedores (y sus padres) un día para revisar la oferta y completar su lista de prospectos. Si su ventana de tiempo es de 17 días, también le da tres fines de semana para realizar ventas en lugar del período estándar de ventas de dos semanas. Ese es el mejor momento de venta; es decir, cuando la mayoría de los seguidores son fácilmente accesibles.
Entrega
Para la mayoría de las ventas por catálogo, la ventana de entrega toma las semanas cuatro y cinco. Todos los pedidos se han enviado por lotes al proveedor y su grupo espera la entrega. Los resultados se cuentan y cuando llega el producto, se clasifica para su distribución. Como se mencionó anteriormente, las ventanas de tiempo reales cambiarán según el tipo de recaudación de fondos seleccionado, de ahí la necesidad de planes específicos para cada recaudación de fondos.
Envolver
La última semana del bloque de seis semanas suele dedicarse a las tareas necesarias de seguimiento y mantenimiento de registros. Solo porque haya terminado, no escatime en estas áreas. Aquí es cuando agradeces a tus seguidores y analizas tus resultados. Cuando tenga todos los datos, comunique su nivel de éxito a todos y agradézcales su ayuda.
No olvides preparar tus recomendaciones para futuras mejoras. ¡Recuerda anunciar los resultados!
La planificación ahorra tiempo
En realidad, la planificación ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Usted programa de manera efectiva para trabajar alrededor de los días festivos y otros tiempos de inactividad: preservándolos así como descansos reales. Esta programación anticipada le permite a su grupo el uso de los mejores períodos de venta y maximiza sus resultados.
El agotamiento ya no es un problema porque está trabajando de manera más inteligente al no realizar una recaudación de fondos continua. Tanto tus seguidores como tus vendedores te agradecerán que no les pidas que hagan una recaudación de fondos todos los meses. En cambio, le está pidiendo a sus vendedores que trabajen de manera más inteligente y maximicen los ingresos obtenidos de cada seguidor.
variaciones
Obviamente, hay variaciones en estos plazos. Los recaudadores de fondos específicos tienen ventanas flexibles para realizar las funciones que varían entre los diferentes tipos de campañas. Por ejemplo, una recaudación de fondos con entrega inmediata finaliza rápidamente porque no hay entregas que realizar. De manera similar, una recaudación de fondos basada en eventos tendrá un período de dos semanas para la preparación y la creación de interés, con solo un breve resumen posterior.
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