En la recaudación de fondos, muchas de las mismas preguntas surgen una y otra vez, así que escribí estas preguntas frecuentes sobre recaudación de fondos para ayudar. Aquí hay algunas preguntas que deberían darle algunas buenas ideas para sus eventos de recaudación de fondos.
Respuestas a sus preguntas sobre recaudación de fondos
1- ¿Cómo elijo la idea de recaudación de fondos adecuada para mi grupo?
Hay varias consideraciones al tratar de decidir qué hacer para recaudar fondos. ¿Cuál es el tamaño de su grupo, cuánto necesita recaudar, cuánto tiempo puede dedicar al esfuerzo, cuál es el rango de edad de su grupo, en qué temporada estará recaudando fondos?
Por ejemplo, tiene 25 en su grupo y necesita recaudar $2000 dentro de los 60 días. Considere recaudaciones de fondos que generarán a cada participante una ganancia de $80 cada una. Como tiene 60 días para completar su esfuerzo, puede optar por vender artículos de temporada de un catálogo.
Sin embargo, si solo tiene 30 días para completar el proyecto, elija un recaudador de fondos cash and carry. Si está vendiendo en el otoño, los artículos de vacaciones funcionan bien. Los meses de primavera y verano se prestan para tarjetas de descuento o tarjetas de descuento que las personas pueden usar en casa o de vacaciones. Scrip funciona bien si tienes un cronograma ajustado.
2- ¿Cómo recluto voluntarios para ayudar?
Construir sobre el éxito del pasado. Muchas veces, puede contar con los mismos voluntarios año tras año. Eso incluye a los padres, las empresas locales, etc. Asegúrese de saber lo que necesita antes de pedir ayuda. ¿Cuántas personas se necesitarán para llevar a cabo su proyecto? ¿Qué trabajos hay que hacer exactamente?
Cuando llame a voluntarios, explique claramente qué trabajos están disponibles, cuánto tiempo requerirá cada trabajo, las tareas específicas que implica el trabajo y cuánto necesita ayuda. Especifique siempre su objetivo a los posibles voluntarios, incluido cómo se gastará el dinero recaudado.
Mantener a sus voluntarios involucrados de cerca en el esfuerzo general les da un sentido de propiedad; eso se traduce en un mayor rendimiento sin importar lo que haga para recaudar fondos. Pregunte a todos los voluntarios si conocen a alguien a quien también le gustaría ayudar.
Reúna a los grupos comunitarios y escuelas del área que premian o requieren el servicio comunitario. No se olvide de aquellos que se ofrecen como voluntarios año tras año. Al premiar su ayuda, seguirás pudiendo contar con ellos.
3- Parece que todas las organizaciones están recaudando dinero al mismo tiempo. ¿Cómo puedo diferenciar nuestra recaudación de fondos de todas las demás?
La mayoría de los grupos tienden a acercarse a los mismos clientes año tras año. Estos se denominan sus “sospechosos habituales” y suelen ser familiares, amigos y compañeros de trabajo. Una forma de asegurarse de que puede acercarse a ellos una y otra vez es agradecerles una y otra vez. Hágales saber que gracias a ellos, su recaudación de fondos del año pasado fue exitosa y su grupo alcanzó su meta.
Siempre informe a sus clientes por qué está recaudando dinero. Se específico. Por ejemplo, en lugar de decir: “El grupo XYZ está organizando nuestra recaudación de fondos anual”, una mejor manera es decir, mientras mira al cliente potencial a los ojos, “El equipo XYZ del pueblo/ciudad/escuela de ABC está recaudando dinero para los gastos de viaje de los playoffs”. y realmente necesitamos su ayuda”.
Ahora su cliente potencial tiene un interés en su éxito. Te has diferenciado del niño de la escuela primaria que murmuró algo sobre comprar papel de regalo mientras miraba sus zapatos. Recuerda siempre que no puedes agradecer demasiado a tus seguidores.
4- ¿Qué pasa si no alcanzo mi meta monetaria?
La mejor manera de asegurarse de que nunca tenga que abordar esta pregunta es tener varias ofertas para una recaudación de fondos. No todos querrán lo que ofreces, incluso si es por una buena causa. Se llama superposición; una opción secundaria que se superpone a su oferta principal.
Incluso si su oferta principal es simplemente pedir donaciones, tenga algo para “vender” como respaldo. Si está vendiendo un producto, asegúrese de ofrecer algo más, incluso si solicita una donación en lugar de la compra de un producto.
Para usar un ejemplo, muchos grupos venden productos disponibles por catálogo. El cliente pide uno o más artículos del catálogo para ser entregados en una fecha posterior. No todos querrán un artículo en ese catálogo, así que prepárese con otra oferta, como una tarjeta de descuento para pizza o dulces en caja para llevar. Asegúrese de mencionar siempre que se pueden hacer donaciones en lugar de una compra.
Una excelente manera de asegurarse de que su recaudación de fondos tenga el mayor éxito posible es llegar a la mayor cantidad de personas posible. Esto significa salir de su zona de confort, o lo que antes llamamos “los sospechosos habituales”.
Instale mesas frente a las áreas comerciales (con permiso, por supuesto) y trabaje por turnos. Carteles grandes que indiquen claramente quién es usted y para qué está recaudando dinero ponga sus esfuerzos frente a más clientes potenciales.
5 – ¿Qué tan pronto debo comenzar a planificar nuestra recaudación de fondos?
Respuesta simple, inmediatamente. Los mejores eventos para recaudar fondos son aquellos que han sido planeados cuidadosamente con la mayor anticipación posible. Muchos grupos ya están planificando para el próximo año o la próxima temporada mientras realizan la recaudación de fondos de este año.
Use lo que aprendió la última vez, como qué proveedores usar, líneas de tiempo que tuvieron éxito, qué producto o servicio funcionó bien. Preste especial atención a lo que no funcionó la última vez.
Si fue difícil trabajar con el proveedor de recaudación de fondos en el envío o las devoluciones, ponga ese conocimiento a trabajar esta vez y haga las preguntas correctas con mucha anticipación. Ahora tienes suficiente tiempo para ponerlo por escrito. Pregunte con anticipación qué beneficios adicionales puede recibir si usa el mismo proveedor nuevamente. (¡Pero solo si fue una experiencia positiva!)
Si el año pasado vendió productos de catálogo y tuvo demasiados pedidos atrasados, tal vez debería permitir tres semanas en lugar de dos semanas para la colocación de pedidos.
Si su oferta fue deficiente el año pasado, será aún menos exitosa la segunda vez. Cambie su oferta ya sea un producto, servicio o evento. No tienes que hacer algo completamente nuevo, solo algo diferente a lo que hiciste la última vez.
La planificación con mucha antelación le da más tiempo para alinear a los voluntarios que mejor se adapten al papel que desempeñarán. Permite más tiempo para planificar su oferta de superposición. Permite mucho tiempo para considerar ofertas personalizadas, como productos con el logotipo, etc.
6- Soy nuevo en esto. ¿Qué hago ahora?
Siempre es mejor si la persona o personas que organizan una recaudación de fondos tienen algo de experiencia pasada para continuar. No es que necesites haberlo hecho tú mismo antes, sino que puedes aprovechar las experiencias de aquellos que lo han hecho.
Pida a cada voluntario que documente sus deberes, calendarios, contactos, etc. Recójalos y haga una carpeta simple que se pueda pasar.
Si no tiene nada de eso para continuar, comuníquese con otros grupos para conocer sus experiencias de recaudación de fondos. Encuentre un consultor profesional de recaudación de fondos para trabajar si la tarea es abrumadora. Su experiencia compensará con creces su tarifa o porcentaje.
7- Mi pequeño grupo hace lo mismo, un lavado de autos, todos los años. ¿No deberíamos intentar algo diferente?
No necesariamente. Si solo necesita recaudar una pequeña cantidad de dinero en un corto período de tiempo, los lavados de autos son una gran idea. Si continúa aumentando la cantidad que necesita cada año, ¿por qué cambiar?
Estos simples eventos para recaudar fondos son casi ganancias puras y, excepto por algún tiempo de planificación y coordinación, se completan en uno o dos días. Ofrece algo que la gente quiere y actúa como un evento de trabajo en equipo para los participantes. Siempre fije un precio razonable para el servicio y deje muy claro que también está aceptando donaciones.
8- ¿Cómo recaudo dinero a gran escala?
Un evento de recaudación de fondos generalmente recauda más fondos que la mayoría de los otros tipos de eventos para recaudar fondos. También requiere más tiempo de planificación y más voluntarios que la mayoría de las otras ideas para recaudar fondos. Los festivales de otoño, los carnavales de primavera, las cenas de etiqueta, las subastas silenciosas, las noches de casino, etc., son temas muy exitosos que funcionan bien.
Los eventos deportivos benéficos, cuando están bien organizados, generan grandes cantidades de dinero. Una organización en Carolina del Norte, The Sisko Foundation, recauda dinero para el cáncer de mama con su tema “Levanta una raqueta”.
Considere usar un consultor de recaudación de fondos si va al gran evento. Sus conocimientos y contactos ahorrarán tiempo, esfuerzo y dinero.
