Cómo organizar una recaudación de fondos exitosa: consejos y trucos del oficio
Organizar una recaudación de fondos exitosa no es un accidente. Requiere planificación, compromiso y más que un poco de arte de vender. Si esto suena como mucho trabajo, no se equivoque, lo es.
Pero es un trabajo gratificante, es un trabajo significativo, y si se hace de la manera correcta, puede ser un trabajo divertido. Los eventos para recaudar fondos presentan oportunidades maravillosas para generar ingresos y buena voluntad para su organización, aumentar la conciencia de la comunidad sobre su causa y crear un sentido de camaradería dentro de su grupo.
Estos consejos están diseñados para ayudar a su organización a aprovechar al máximo su recaudación de fondos, en todos los sentidos de la palabra.
Al planificar su recaudación de fondos, la primera pregunta que debe hacerse es “¿cuándo?” El tiempo es muy importante y, según el tipo de recaudación de fondos que desee realizar, ciertas épocas del año son mejores que otras. El otoño y la primavera, con su clima templado, son estaciones maravillosas si va de puerta en puerta, organiza una venta de pasteles o lava un auto.
Si está vinculado a un evento específico como un Oktoberfest o una feria escolar, entonces las fechas están predeterminadas, pero si está optando por el folleto o el método de “venta anticipada”, tiene cierta flexibilidad en su horario. En términos generales, un período de dos semanas es ideal; cualquier período más largo tiende a ser contraproducente.
Evite las horas que coincidan con las vacaciones escolares cuando la gente pueda estar fuera de la ciudad. No solo quiere tener mucha gente alrededor para comprar su producto, sino que quiere estar seguro de que tendrá muchos voluntarios disponibles para ayudar.
Una vez que haya decidido cuándo, la pregunta es “¿qué vender?” Seleccionar el producto para que su grupo lo venda es en sí mismo una forma de arte y hay muchos factores a considerar.
¿Quiénes son sus clientes esperados? ¿Qué imagen quiere transmitir? Si sois un equipo deportivo, quizás queráis elegir un producto saludable. Si está recaudando fondos para la diabetes juvenil, obviamente, no querrá recoger dulces.
Por supuesto, hay varios productos genéricos que atraen a casi todo el mundo, como palomitas de maíz, papel de regalo, café o cítricos. A menudo, la temporada sugiere una respuesta: los bulbos de primavera, las calabazas de Halloween o los árboles o adornos de Navidad son excelentes artículos de recaudación de fondos de temporada.
La decisión de qué vender va de la mano con “¿qué empresa debería elegir para proporcionar el producto?”
Esto puede parecer abrumador al principio: busque en la Web empresas de recaudación de fondos y obtendrá más de 3 millones de páginas para clasificar y, lamentablemente, no todas estas empresas son confiables. Obtenga referencias de otros grupos si es posible, o consulte sitios web no afiliados basados en información como la Ayuda para recaudar fondos para obtener más ideas y consejos.
La promoción anticipada es un elemento clave de cualquier recaudación de fondos exitosa.
Una o dos semanas antes de que comience la venta real, comience a correr la voz. Envíe cartas a casa a los padres y pídales que se comuniquen en su nombre. Utilice los medios de comunicación: casi todos los medios tienen alguna versión de un Anuncio de servicio público que ofrecen de forma gratuita. Coloque carteles donde esté permitido (pero asegúrese de quitarlos cuando termine el evento).
Cuando esté listo para comenzar a vender, es hora de “reunir las tropas”. Organice una sesión inicial durante la cual explique los objetivos financieros y tangibles: “Necesitamos recaudar $5000 para uniformes nuevos.
Eso se desglosa en X-cantidad de ventas por persona”. Asegúrese de que la razón tangible (los nuevos uniformes, el viaje a París, los paquetes de atención para las tropas estacionadas en el extranjero) sea parte del argumento de venta.
Si está trabajando con una empresa de recaudación de fondos que se ofrece a enviar un representante para explicar los puntos más finos de la venta, ¡entonces acéptelo por todos los medios! Durante la recaudación de fondos, supervisa el progreso y mantén a todos informados.
Ofrecer incentivos a la persona o equipo que más venda. Es casi un cliché, pero el tablero de mano de “mercurio ascendiendo en un termómetro” es una herramienta visual que realmente funciona.
Cuando termina la venta real, todavía quedan algunas cosas por hacer. Si ha optado por una versión de preventa de la recaudación de fondos, debe realizar el pedido a la empresa y concertar una hora para la entrega de los productos.
Asegúrese de programar suficientes personas para descargar y distribuir el producto, y tenga un plan para manejar la mercancía dañada o los pedidos incorrectos. En cuanto a llevar los productos a su cliente, entréguelos en persona siempre que sea posible.
Una nota de agradecimiento personal del estudiante es un toque maravilloso y le dará a su cliente una sensación agradable y cálida que se mantendrá hasta el próximo evento.
Artículos relacionados
Recaudaciones de fondos fáciles: tres recaudaciones de fondos fáciles para grupos de cualquier tamaño para obtener las máximas ganancias de fin de semana.
Primeros pasos: Parte 1: el quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de una recaudación de fondos exitosa.
Reconocimiento de donantes: cómo utilizar el reconocimiento de donantes para aumentar los resultados de su campaña de capital.
Selección de la recaudación de fondos adecuada: Parte 1: buenos consejos para elegir la recaudación de fondos adecuada para su grupo.
Recaudadores de fondos exitosos: aumente los resultados con organización, incentivos de calidad y preparación para las ventas.
Organice la recaudación de fondos de la escuela: consejos rápidos sobre cómo organizar los esfuerzos de su escuela al planificar con anticipación.
Probado y verdadero: estos viejos recursos siempre producen buenos resultados para grupos de cualquier tamaño.
Eventos de recaudación de fondos: fotografía de retratos, Derby de patos de goma, comediantes limpios.
Recaudaciones de fondos de la iglesia: recaudación de fondos de la iglesia a través del reconocimiento de donantes: actividades benéficas cristianas para recaudar fondos.
Carta de muestra: carta de muestra de donación de evento escolar donde puede insertar su información específica.
