Al planificar un evento de recaudación de fondos de caridad, elegir el servicio de catering adecuado puede hacer o deshacer su evento. Estos son algunos consejos excelentes de Deane Brengle sobre cómo elegir el servicio de catering adecuado para su gala benéfica.
Consejos para eventos de recaudación de fondos: elegir un servicio de catering
Elija el servicio de catering adecuado para su evento de recaudación de fondos
Cuando la comida es parte de su evento de recaudación de fondos, debe elegir sabiamente un servicio de catering. La forma en que sus invitados recuerden su evento de recaudación de fondos dependerá en gran medida de lo que pensaron de la comida y el servicio. Esos recuerdos, buenos o malos, los influirán cuando llegue el momento de pensar en asistir a su próximo evento de recaudación de fondos.
La preparación previa es la clave. Muchos lugares que seleccione tendrán una lista restringida de servicios de catering que se pueden utilizar. Algunos pueden insistir en que utilice su servicio de catering interno. Otros pueden no tener restricciones en absoluto. Independientemente de la posición en la que se encuentre, debe permitirse el tiempo suficiente para explorar sus opciones de catering antes de tomar su decisión.
Cuando tenga muchas opciones de catering, le recomiendo que guarde sus notas en un lugar centralizado. Un cuaderno con bolsillos o una carpeta de archivos expandible sería ideal. Además de mantenerse organizado, le permitirá incluir este valioso conocimiento con la información de su evento, que debe transmitirse al organizador del evento del próximo año.
Estas son las principales consideraciones a la hora de elegir un servicio de catering:
Haga una lista de sus necesidades de catering
Para recibir ofertas precisas para su comida de recaudación de fondos, debe proporcionar una lista de sus necesidades de catering. Los elementos importantes a incluir son:
- Fecha y hora de tu evento.
- Ubicación de tu evento.
- Interior o exterior.
- ¿Hay una cocina en el lugar?
- ¿Cuántos invitados (consulte los mínimos con sus servicios de catering)?
- Preocupaciones dietéticas (vegetariano, vegano, sin gluten, kosher, etc.).
- Necesidades de alcohol.
- Necesidades de servicio: estilo buffet, cena tradicional sentada, estilo familiar, estaciones de comida o cóctel de recepción.
- ¿Tiempo disponible para montar y desmontar el evento?
Su presupuesto de catering Hágale saber a su proveedor de catering su presupuesto por adelantado. Ten claro qué tipo de evento estás planeando. Alertarlos sobre cualquier tema o estilo para su evento que podría o debería reflejarse en el menú.
No asuma que un buffet o una estación de comida es menos costoso que una cena formal. Todo depende del tipo de comida que se sirva, no de cómo se sirva.
Algunas opciones de menor costo incluyen la recepción H’ordeurves o la recepción de charcutería/bandejas para fiestas, un almuerzo de ensalada, una fiesta de postres, una fiesta de té o una recepción de pastel y ponche. Si no planea organizar una comida completa, es mejor programar su recepción o fiesta durante un horario de comida no estándar (entre las 2 p. m. y las 4 p. m. o después de las 7 p. m.).
Menú
Algunos servicios de catering son más rígidos en sus opciones y opciones de menú. Buenas preguntas para hacer son:
- ¿Tienen menús fijos o pueden personalizar los menús según el estilo de su evento?
- ¿Son capaces de alojar huéspedes con alergias alimentarias?
- ¿Trabajan con alimentos frescos o congelados?
- ¿Cuáles son mis opciones y costos de bebidas: agua, leche, refrescos, café, té, etc.?
- ¿Cuándo tendré que finalizar el menú?
- ¿Cuándo necesitarán un conteo final de personas?
Tamaño de las porciones y presentación Solicite ver fotografías de la comida que se sirvió en eventos anteriores. Está buscando el tamaño de la porción y la presentación. Nadie quiere ser sorprendido con porciones pequeñas o un plato descuidado. Se debe revisar una imagen de una mesa puesta (cubiertos, platos, vasos, servilletas, platos de mantequilla, sal y pimienta y aderezos para ensaladas) para asegurarse de que esté a la altura de sus estándares.
Prueba de sabor
Si está utilizando un nuevo servicio de catering, debe pedir una muestra de su menú. Pregunte si hay una tarifa por una degustación de muestras.
Si siente la necesidad, también puede solicitar un recorrido por las instalaciones de catering, especialmente la cocina. Esto podría combinarse con la degustación de la muestra.
Algunos incluso van tan lejos como para hacer una visita sorpresa al sitio del evento para juzgar el servicio de catering en acción.
Alcohol
Si planea tener alcohol en su evento, generalmente se recomienda utilizar el mismo servicio de catering que proporciona el bar y el servicio para simplificar las cosas.
Tendrás que decidir si quieres tener barra libre o barra en efectivo. ¿Las bebidas se servirán en el bar, estilo buffet, y los camareros volverán a llenar las bebidas en las mesas?
Si usted está suministrando el alcohol y ellos traen la mezcla y los montajes, ¿cuál es el precio por persona? Si usted proporciona el alcohol, ¿el servicio de catering le cobrará una tarifa de descorche?
Hay muchas otras cuestiones que debe tener en cuenta al servir alcohol en su evento de recaudación de fondos. Un experimentado servicio de catering lo guiará a través de todos los obstáculos.
¿Quién está a cargo en el sitio?
Pregunte a sus proveedores quién estará a cargo de la comida que se sirve. Con suerte, pero no siempre, su servicio de catering estará en el lugar. Si no, asegúrese y asegure el nombre de la persona a cargo. En caso de problemas o dificultades, deberá trabajar estrechamente con esta persona. Asegúrese de que le presenten a la persona a cargo antes del evento o el día del evento.
Camareros
El buen servicio, como la buena comida, tiene una forma de hacer que un evento sea memorable. El servicio lento también puede afectar negativamente el ritmo y el horario de su evento.
Pregunte cuál será la proporción de servidores a invitados para su evento. Una buena regla general para una cena formal es un servidor por cada 8-10 invitados.
Obtenga un compromiso de su servicio de catering sobre cuántos camareros, ayudantes y cantineros se proporcionarán. El día del evento verifique y asegúrese de que todos se presenten. Si no todos lo hacen, tiene un buen caso para pedir una reducción en el precio que está pagando.
¿Qué vestirán los camareros? Asegúrese de que el personal de servicio esté vestido apropiadamente para su evento.
Equipo de alquiler
Es muy importante tener perfectamente claro cuáles son las necesidades de su evento y qué suministrará su proveedor y cuánto costará.
¿El precio incluye mantelería, servilletas, vajilla y cristalería? Pida ver muestras.
¿Hay alguna opción de color para los manteles y la vajilla?
Algunos servicios de catering también tendrán disponibles mesas con faldón, mesas, sillas, muebles y otros artículos de alquiler, incluidas las carpas.
Decoraciones
Algunos servicios de catering proporcionarán decoraciones para la mesa, generalmente por un precio adicional.
Centros de mesa, flores y velas pueden estar disponibles.
Es posible que desee tener un tablero de menú para los invitados que describa los ingredientes de los platos que se sirven.
Licencia, Permisos y Seguros
Un servicio de catering que tiene licencia y tiene los permisos apropiados y el seguro de responsabilidad siempre hace todo lo posible para seguir las prácticas seguras de manipulación de alimentos y las pautas del código de salud. Obviamente, esto es lo mejor para usted. Nadie quiere un invitado enfermo como resultado de la comida que se sirvió en su evento. Y si hay un problema, el seguro de responsabilidad civil de su proveedor de servicios de catering debería cubrir el problema. Asegúrese de que los empleados de la empresa de catering estén cubiertos por la compensación para trabajadores, de modo que si algo sale mal, la empresa de catering es responsable, no su organización.
Muchos servicios de catering sin licencia y sin seguro tendrán precios más bajos porque no tienen que cubrir estos costos generales. Tenga cuidado con las ofertas o cotizaciones que reciba que sean significativamente más bajas que las demás. Esto puede indicar una empresa pasajera o inexperta.
Referencias
Pregunte a sus posibles servicios de catering por referencias pasadas recientes. ¡Asegúrese de llamar a estas referencias! Pregunte acerca de la comida, las habilidades profesionales, la personalidad y la capacidad del proveedor para manejar cualquier imprevisto.
Consulte con el Better Business Bureau en su ciudad y pregunte si son miembros y si hay alguna queja contra la empresa en el archivo.
Costos ocultos
¿Las propinas están incluidas en los precios de los alimentos? Si no, ¿cuál es el cargo de propina? ¿Cuál es la política de pago? Algunas empresas de catering solicitan efectivo, otras aceptan cheques o tarjetas de crédito.
Asegúrese de que su precio incluya los impuestos a pagar.
Conozca cuál es la política de horas extra de su servicio de catering y cómo se calculan los cargos por horas extra. Si su evento dura mucho o tiene un retraso, estos cargos pueden activarse, incluso si la causa no es culpa suya.
Arreglos financieros
Cada servicio de catering puede calcular la comida de su evento de recaudación de fondos de manera diferente. Para asegurarse de que está comparando manzanas con manzanas, sería prudente crear una lista de verificación simple. Use la lista de verificación para confirmar que cada servicio de catering brinde los mismos servicios.
Siempre pregunte cuánto depósito se necesita y cuándo vence el saldo final.
Una vez que haya seleccionado su servicio de catering, debe proporcionarle un contrato por escrito para que lo firme. También se le debe proporcionar una copia del contrato firmado por su proveedor.
Este debe ser un contrato completamente detallado que refleje todas las especificaciones que desea (fecha, hora y ubicación del evento, menú, costo por persona, fecha para finalizar el conteo de personas, tiempos de montaje y desmontaje, política de propinas, política de pago, alquiler equipo y decoración incluidos, tipo y número de personal proporcionado, política de horas extras y cualquier otro servicio relevante proporcionado).
El contrato también debe detallar la política de cancelación y reembolso.
Conclusión
Por último, busque siempre un servicio de catering con el que pueda sentirse cómodo. Tener confianza en su servicio de catering es importante. No querrás preocuparte por cuestionar cada una de sus decisiones.
Busca entusiasmo. Es importante encontrar a alguien que lo trate como a su cliente más importante, sin importar el tamaño de su evento.
Sobre el Autor
Deane Brengle es una profesional sin fines de lucro que disfruta ayudando a las organizaciones a ser más exitosas. Escribe para Fund$Raiser Cyberzine sobre una variedad de temas como eventos de recaudación de fondos e ideas para recaudar fondos.
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