Planificar la organización de un evento benéfico y recaudar fondos puede ser un desafío, ¡pero no temas! En este artículo, te brindaremos información valiosa sobre cómo gestionar invitaciones y listas de invitados para que tu evento sea un éxito rotundo. Desde elegir la plataforma correcta hasta enviar recordatorios amigables, descubrirás los mejores consejos y trucos para garantizar una asistencia masiva y una generosa contribución a tu noble causa. ¡Prepárate para aprender cómo hacer de tu evento benéfico un momento inolvidable y lleno de apoyo!
El éxito de cualquier evento de recaudación de fondos depende de sus invitados. Quizás más que cualquier otro tipo de evento, la capacidad de administrar eficazmente su lista de invitados es crucial para una recaudación de fondos.
Quiere asegurarse de que el flujo de invitaciones y respuestas, así como su comunicación con los participantes, sea fluido o corre el riesgo de perderse donaciones. La forma más sencilla de hacerlo es organizar su evento utilizando una aplicación de gestión de eventos.
Comencemos creando su lista de invitados. Probablemente tenga varias personas a las que pueda invitar a su evento, ya sean donantes anteriores que administre en un sistema de gestión de donantes o listas de marketing como seguidores de redes sociales o suscriptores de boletines.
Con una aplicación de gestión de eventos, puede importar fácilmente la información de contacto de los donantes en una ubicación central. Esto hace que enviar invitaciones sea muy sencillo, especialmente si las envías digitalmente.
Si está recaudando fondos para un evento exclusivo para una lista de invitados cuidadosamente seleccionada, las invitaciones en papel son el camino a seguir. Sin embargo, si quieres llegar a un público amplio, las invitaciones online son una buena opción. Las invitaciones en línea permiten a sus invitados originales correr la voz a través de otros canales en línea.
Facilite a sus invitados reenviar la invitación a sus amigos o compartirla en las redes sociales. También puedes utilizar tu invitación digital para presentar la campaña de redes sociales de tu evento desde el principio, si tienes una.
Busque una aplicación de gestión de eventos que maneje tanto la lista de invitados como la gestión de invitaciones, ya que esto hará que el proceso sea aún más eficiente. A medida que llegan sus invitados, puede actualizar y administrar fácilmente la lista oficial de invitados para su evento.
Cuando se trata de recaudar fondos para un evento, también necesitas organizar tu lista de invitados con más detalle que simplemente “asistir” o “no asistir”. Es posible que tenga diferentes niveles de donantes o venta de entradas que requieran diferentes puntos de acceso y privilegios de invitados. O hay invitados especialmente importantes a los que debes asegurarte de que el personal de la puerta los reconozca y sepa cómo saludarlos adecuadamente.
El uso de una aplicación hace que este tipo de gestión de invitados sea mucho más fácil y garantiza que su evento se desarrolle sin problemas, de modo que los invitados sientan que han elegido cuidadosamente al destinatario de su generosa donación.
En una recaudación de fondos, la comunicación con tus invitados no termina una vez finalizado el evento. Enviar cartas de agradecimiento y cartas de seguimiento es muy importante para construir una relación con sus donantes.
Debes sentirte valorado e, idealmente, amable. Esta comunicación estratégica generará más donaciones en el futuro. Exportar la información de su lista de invitados le facilita la transición al proceso de reconocimiento.
Este artículo fue escrito por zkipster. Con zkipster puedes tener el tuyo Organice la lista de invitados y las invitaciones de forma eficaz cada paso del camino. Envíe invitaciones, administre su lista y cree perfiles de invitados antes de su recaudación de fondos. Luego, manténgase en contacto fácilmente con sus donantes exportando los datos de su evento. ¡Esta es una forma simplificada de reducir el estrés y garantizar el éxito!
