Su trabajo como planificador de eventos no termina con la reunión en la sala de juntas de la empresa. Es posible que lo llamen para organizar un evento de agradecimiento a los empleados, una cena de premiación, el lanzamiento de un producto, la celebración de un hito de la empresa, una gala que reconoce la jubilación de un empleado de mucho tiempo, un evento de incentivo para la fuerza de ventas de la empresa, un evento de recaudación de fondos, una celebración navideña …La lista sigue y sigue.
Una clave para un evento especial exitoso es buscar entretenimiento o decoraciones que sean únicas y divertidas para iniciar la conversación entre los invitados. A medida que comience a visualizar su evento, imagine el estado de ánimo que desea que se cree en el entorno. Por ejemplo, determina si deseas crear un ambiente de júbilo y celebración o uno que sea más serio.
El ambiente que buscas depende en gran medida del tipo de evento que tengas. Si se trata del lanzamiento de un producto en el que desea crear un aura de entusiasmo y emoción, es probable que se incline hacia una atmósfera estimulante.
Si está organizando un evento para sus empleados y sus cónyuges, tal vez quiera que el ambiente sea algo romántico. Independientemente de lo que decida, los siguientes diecisiete consejos lo ayudarán a dar forma y mejorar la atmósfera con el entretenimiento, la decoración y la comida que elija.
1. Piense fuera de la caja cuando planifique la atmósfera de su evento.
La novedad es la clave de su éxito. ¡Dale a tus invitados algo para contarles a sus amigos!
2. Cree un ambiente divertido, interesante y emocionante utilizando escenarios especiales, iluminación, escenografía especial, música, tallas de hielo, flores, centros de mesa, velas, globos, mantelería de colores, menús impresos, un fotógrafo y artículos de regalo. El presupuesto determina que gran parte de su lista de deseos se convierta en realidad.
3. Considere todo tipo de diversiones: músicos ambulantes, demostraciones de chefs, lectores de palmas… cualquier cosa fuera de lo común.
4. Tenga en cuenta que su entretenimiento no tiene que venir en forma de personas. Una barra de café elaborada o una fuente de champán asombrosamente hermosa harán que sus invitados deliran.
5. Varíe sus decoraciones según el tipo de evento que esté organizando y el lugar que elija. Averigüe si la instalación tiene decoraciones para la casa que está dispuesto a proporcionar sin cargo adicional.
6. Verifique todos los planes de decoración con el lugar con anticipación, ya que muchos tienen restricciones sobre lo que le permiten hacer en su establecimiento.
7. Cree un tema especialmente para un gran evento para ayudar a que sea más memorable. Además, ayuda a que sea más fácil organizar la programación, la comida, la decoración y otros accesorios. Lleve a cabo su tema antes, durante y después del evento para crear un ambiente y una recordación reales.
8. Reduzca los costos de decoración eligiendo un lugar temático y luego construya su evento alrededor de la decoración en lugar de moldear un lugar según el tema que ha elegido.
Por ejemplo, encuentre un restaurante étnico con una decoración elaborada y luego proporcione los músicos y animadores del área apropiada del mundo.
9. Seleccione un tema que se adapte a su grupo y complemente el tono y el contenido de su evento. Pero no tenga un tema a menos que esté preparado para seguirlo.
10. Pida ideas de temas. Si está perdido, considere la posibilidad de organizar un concurso para solicitar ideas de su público objetivo.
Sus mejores ideas a menudo provienen de otros. Pero recuerda ofrecer un incentivo divertido.
11. Considere elegir un tema de las categorías más populares, a saber: Moda (p. ej., Los locos años veinte), Historia (p. ej., Una feria del Renacimiento), Política (p. ej., Celebraciones del 4 de julio), Cultura popular (p. ej., Una velada con el Dr. Seuss ) o Las artes (por ejemplo, Una noche en los Oscar).
12. Elija entretenimiento apropiado para su grupo.
Los participantes esperan con ansias el segmento de entretenimiento de un programa. Quieren divertirse, disfrutar y soltarse el pelo, especialmente después de sesiones estresantes y exigentes.
Las opciones incluyen: Música (p. ej., en vivo, disc jockey o incluso karaoke), Espectáculo (p. ej., mago, malabarista, comediante o mío), Teatro (p. ej., cena con teatro, experiencia de asesinato y misterio o teatro corporativo), Juegos (p. ej., búsqueda del tesoro o una programa de juegos), video o presentación de diapositivas.
13. Asegúrese de ver un video de demostración antes de contratar talento.
Esté atento a la calidad de la actuación de los artistas y la reacción de la audiencia. Revisa sus referencias y haz preguntas específicas como: ¿Los volverían a contratar? ¿Qué tan flexibles, confiables y fáciles de trabajar son? Asegúrate de que su acto sea adecuado para tu audiencia.
14. Averigüe si los artistas necesitan escenografía, iluminación o decoración adicional para crear el ambiente adecuado. Los requisitos especiales se suman a su resultado final; tenga cuidado, esto podría resultar costoso. Asegúrese de que el lugar apruebe cualquier solicitud especial.
Para el entretenimiento musical, discuta varias opciones, como música de fondo de bajo volumen, entretenimiento ligero durante la comida y música de baile animada. Discuta cómo los artistas involucran a la audiencia en su acto. Las personas disfrutan tanto de la participación pasiva como activa.
15. Los asuntos informales funcionan mejor cuando se incluye algún tipo de entretenimiento. Sin embargo, si desea algo un poco diferente, busque áreas alternativas en el hotel, como un patio interior o un área de piscina.
Naturalmente, un plan que gire en torno a una piscina al aire libre depende del clima. Es mejor tener un plan de respaldo en caso de que los cielos decidan abrirse.
Los bufés y las barbacoas también funcionan bien, pero ojo con el precio. Este tipo de funciones alimentarias a menudo requieren mano de obra adicional, lo que automáticamente significa dólares adicionales.
16. No sirva nada desordenado para ningún evento en el que se sirva comida mientras los invitados están de pie y socializando.
Limite su cocina a bocados del tamaño de un bocado que los invitados puedan comer fácilmente con los dedos o con un tenedor. Ahorre dinero optando por una selección de entremeses en grandes cantidades en lugar de una gran selección en cantidades más pequeñas. Pero recuerde incluir algunas selecciones vegetarianas interesantes en su menú para los invitados que no comen carne.
17. Asegúrese de tener suficientes cantineros y licor cuando sirva alcohol en su evento. No querrás quedarte sin bebidas en medio de la fiesta o tener largas filas de invitados quejándose y sedientos.
Considere si desea limitar a sus invitados a ciertas selecciones, eliminando licores costosos y bebidas especiales.
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