En momentos de incertidumbre, la productividad se convierte en un desafío aún mayor para las organizaciones sin fines de lucro. El panorama económico actual ha llevado a muchas organizaciones a enfrentar dificultades para financiar sus proyectos y programas. Sin embargo, existen estrategias que pueden ayudar a mejorar la productividad y mantener el impacto social de estas organizaciones. En este artículo, exploraremos seis consejos prácticos para aumentar la productividad de tu organización sin fines de lucro, incluso en tiempos de incertidumbre. ¡Descubre cómo superar los obstáculos y lograr resultados más efectivos!
Hay muchas cosas que implican el funcionamiento diario de una organización sin fines de lucro. Entre gestionar los miembros del equipo, reclutar voluntarios, recaudar los fondos necesarios y mantener el orden en las operaciones diarias, siempre tendrás algo que hacer. ¡Sin mencionar cuando estalla una pandemia global y lo desordena todo! Entonces, ¿cómo te aseguras de que todo se haga?
Como profesional sin fines de lucro, es probable que tenga tiempo, dinero y recursos limitados a su disposición; ¡por eso es tan importante que aproveche al máximo lo que tiene! Ya sea que sea una organización sin fines de lucro nueva o una organización establecida, mantener altos niveles de productividad en su organización, incluso en tiempos de incertidumbre, es la clave para un éxito continuo.
Veamos los 6 mejores consejos para maximizar la productividad de su equipo:
- Establecer prácticas de seguimiento del tiempo.
- Agilizar los procesos de los donantes.
- Digitaliza todo.
- Utilice herramientas efectivas.
- Tómate tu tiempo para investigar.
- Cultivar un equipo confiable.
Con estas prácticas estratégicas, estará en camino de convertirse en la organización más eficiente posible. ¿Estas listo para empezar? ¡Entremos!
1. Establecer prácticas efectivas de seguimiento del tiempo.
Para utilizar su tiempo de manera más eficiente, es importante comprender primero a dónde se dirige su tiempo. Muchas empresas y corporaciones utilizan el seguimiento del tiempo para gestionar a sus empleados, pero Las prácticas eficaces de seguimiento del tiempo pueden ser beneficiosas para las organizaciones sin fines de lucro ¡así como también!
Las hojas de horas en línea pueden llevarlo aún más lejos al brindarle información clave sobre la elaboración de presupuestos de proyectos y el desempeño de los empleados, todo en un formato digital claro. Y como ventaja adicional, puedes gestionar eficazmente a tus empleados de forma remota, aprovechando al máximo el trabajo desde casa cuando sea necesario.
Estos son solo algunos tipos de información que puede recopilar durante la incorporación. Software de seguimiento del tiempo específicamente para organizaciones sin fines de lucro:
- Distribución del tiempo de una persona.
- Costos precisos de proyectos y tareas.
- Priorizar las tareas diarias.
- Garantía de cumplimiento del empleador.
- ¿El tiempo de qué personas se utiliza para qué subvenciones?
Los procesos precisos de seguimiento del tiempo eliminan muchas conjeturas al administrar una empresa, y las herramientas de seguimiento del tiempo deberían ser su recurso más importante cuando se trata de aumentar la productividad.
2. Agilizar los procesos de los donantes clave.
Cuando piensa en la productividad de una organización sin fines de lucro, puede pensar en sus propios empleados. Sin embargo, es importante que no te olvides de tus donantes. Cuando respeta el valioso tiempo de sus seguidores, es más probable que sigan comprometidos con su organización y, en última instancia, hagan más donaciones en el futuro.
Intente implementar las siguientes estrategias para ahorrar tiempo a los donantes:
- Optimización móvil: Con una audiencia que está constantemente en movimiento, es importante que continúe concentrándose en la compatibilidad móvil de su sitio web, sus páginas de donación y sus mensajes. Si se encuentra con sus donantes donde están, ¡es más probable que cumplan con su donación!
- Donaciones comprometidas: Si bien los formularios de donación tradicionales requieren mucha información del donante y tiempo para completarse, las campañas de donación están diseñadas para ser rápidas y sencillas. Cuanto más rápido sea el proceso, más donaciones se completarán.
- Mejora de la experiencia del usuario: Asegúrese de tener un sitio web bien diseñado para interactuar mejor con sus donantes y brindar una experiencia fácil de usar. Gracias a la navegación descriptiva y las llamadas a la acción claras, los seguidores saben exactamente lo que usted quiere que hagan sin confusión ni molestias adicionales.
Vigilar al donante puede aumentar la productividad de su equipo al permitirle dedicar más tiempo a otras cosas en lugar de solucionar problemas comunes y experiencias cotidianas de los usuarios. Y mantener estrategias efectivas de recaudación de fondos es fundamental en medio de una pandemia para retener los fondos necesarios y mantener las puertas abiertas.
3. Digitaliza tus actividades benéficas.
En la era digital actual, es importante realizar la mayor cantidad posible de operaciones en línea. La digitalización de los registros de su organización sin fines de lucro ofrece beneficios como una mejor organización, mayor seguridad, integración con otras herramientas y registros más precisos y accesibles al alcance de su mano.
Por ejemplo, estos tres elementos clave para administrar una organización sin fines de lucro pueden aumentar la productividad y ahorrarle tiempo cuando se usan en línea:
- Donar: Cuando cambia a formularios de donación en línea, no tiene que preocuparse por cobrar cheques y realizar un seguimiento de las donaciones monetarias. ¡Todas las donaciones van al mismo lugar con el mínimo esfuerzo!
- Ingresos: Los recibos de donaciones en línea automatizados son útiles cuando llega la temporada de impuestos, cuando no es necesario sumar todos los montos de sus donaciones para crear informes y completar un sinfín de formularios. ¡Puede crear fácilmente registros de todas sus donaciones en línea en minutos!
- Correspondencia: ¿No recuerdas si le agradeciste al último donante? Con la digitalización y la automatización, no tiene que pensarlo dos veces: su software de relaciones con los donantes ha hecho todo el trabajo duro.
Hay una razón por la cual el mundo avanza continuamente hacia la digitalización. ¡Hace todo más fácil! Asegúrese de mantenerse al día con sus actividades benéficas transfiriéndolas también a la era digital y prepárese para sorpresas no deseadas.
4. Utilice herramientas eficaces para realizar el trabajo.
Podría intentar ahorrar dinero realizando tantos procesos manualmente como sea posible. Sin embargo, ¡el tiempo es oro! Invertir en las herramientas adecuadas es fundamental para gestionar las operaciones diarias y hacer crecer su negocio.
En lugar de utilizar hojas de cálculo escritas a mano, que consumen mucho tiempo y son propensas a errores, considere consultar algunas de las mejores soluciones de software para organizaciones sin fines de lucro del mercado. Optimizar procesos como:
- Comunicación y Marketing
- Contabilidad y Finanzas
- Gestión de datos
Con las herramientas adecuadas, puede llevar su organización sin fines de lucro al siguiente nivel sin verse frenado por limitaciones humanas, limitaciones de tiempo o incluso pandemias globales.
5. Tómese el tiempo para investigar perspectivas y estrategias.
Para tener los conocimientos previos necesarios para dirigir una organización exitosa, es importante reducir el ritmo y tomarse tiempo para investigar. Especialmente cuando se trata de su estrategia de recaudación de fondos, puede reducir el tiempo perdido al dirigirse a donantes con poco o ningún potencial.
Investigar prospectos es clave para informar su plan de recaudación de fondos y atraer mayores donaciones. Los tres elementos principales de la investigación de prospectos incluyen:
- Afinidad por dar: Obtenga más información sobre posibles donantes y sus conexiones con organizaciones como la suya. Si sabe que una persona apoya firmemente su misión, es más probable que haga una donación caritativa a su organización sin fines de lucro.
- Capacidad de dar: La capacidad de un donante para donar se refiere a su situación financiera actual y a cuánto podría donar razonablemente a su organización. Esto generalmente se determina analizando el historial de donaciones, la propiedad de bienes raíces y la afiliación a la empresa.
- Historia de dar: Investigar el historial caritativo de un donante es una buena manera de tener una idea de la probabilidad de que done. ¡Puedes averiguar si tienden a donar, dónde donan, el tamaño promedio de los obsequios y más!
Hacer clic Aquí Obtenga más información sobre cómo puede aprovechar la disposición de un donante a donar a través de una investigación de prospectos y cómo puede aumentar los ingresos de recaudación de fondos de su organización y ahorrarle un tiempo valioso.
6. Asegúrese de tener un equipo confiable de empleados y seguidores.
Si su organización está dirigida por una o dos personas que intentan hacerlo todo, no habrá mucho espacio para crecer. Aumente el potencial de su organización incluyendo una amplia gama de personas con diferentes habilidades y capacidades.
Asegúrese de ampliar su equipo para incluir un grupo sólido compuesto por:
- Empleados remunerados
- junta
- Voluntarios dedicados
Especialmente para las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas y en crecimiento, es posible que no tenga el presupuesto para contratar una lista completa de nuevos empleados. ¡Aquí es donde los voluntarios son su mejor recurso! Descubra cómo contratar y retener la mejor ayuda con esta guía completa Duplicar la Guía de Gestión de Voluntariado de Donaciones.
¡Asegúrese de encontrar y retener un equipo dedicado que esté listo para apoyarlo en los altibajos que se le presenten!
Mejore los flujos de trabajo internos y prepárese para el éxito realizando un seguimiento de su progreso para ahorrar tiempo. Con prácticas eficaces de seguimiento del tiempo, puede visualizar la mayor productividad y las habilidades de gestión del tiempo de su equipo utilizando el software de hojas de horas y las funciones de generación de informes. Por ejemplo, mira a tu alrededor Más de 80 informes de seguimiento del tiempo de ClickTime disponible para ver fácilmente el ahorro de tiempo general.
Con estos consejos esenciales de productividad, estará equipado para manejar cualquier cosa que se le presente de la manera más efectiva posible. ¡Buena suerte!
Esta fue una publicación invitada de Hora de clic.
Ernest Cheng es un profesional de marketing con sede en San Francisco centrado en tecnologías que mejoran el rendimiento. Actualmente es Director de Marketing de ClickTime, una plataforma de seguimiento del tiempo galardonada para organizaciones sin fines de lucro, profesionales remunerados y empresas en crecimiento en más de 65 países.
