¿Estás pensando en organizar un evento virtual para recaudar fondos pero no sabes por dónde empezar? ¡No te preocupes! En esta guía completa te proporcionaremos las respuestas a todas tus preguntas frecuentes, así como ideas y consejos para que tu evento sea un éxito rotundo. Descubre cómo adaptarte al mundo virtual y aprovecha al máximo todas las oportunidades que ofrece esta plataforma. ¡Prepárate para impresionar a tu audiencia y alcanzar tus metas de recaudación de fondos de una manera innovadora y emocionante!
Los eventos virtuales de recaudación de fondos han ganado popularidad debido a la actual pandemia de COVID-19. A medida que avanza el año 2021, vemos que los eventos en línea llegaron para quedarse. ¿Por qué? Personas de todo el mundo pueden unirse para ayudar a organizaciones sin fines de lucro como la suya a avanzar en sus misiones de maneras que solo son posibles en Internet.
Entonces, ¿qué significa esto para su organización sin fines de lucro? Hay herramientas y recursos disponibles para ayudar a su equipo a implementar la estrategia de evento de recaudación de fondos virtual más efectiva. Involucrar a su comunidad y recaudar dinero en línea para su causa durante y después de la pandemia beneficiará su misión.
En respuesta al aumento de la recaudación de fondos virtual, Snowball ha desarrollado opciones gratuitas y de bajo costo para equipar a las organizaciones sin fines de lucro con las herramientas que necesitan para tener éxito en el espacio virtual. Ejecutamos nuestro software centrándonos en la adaptabilidad a los tiempos cambiantes y hemos creado esta guía para ayudarle a lograr precisamente eso. Aquí cubrimos:
¡Echemos un vistazo a las mejores prácticas de recaudación de fondos para eventos virtuales para que su equipo pueda recaudar más ahora!
Eventos virtuales de recaudación de fondos: preguntas frecuentes
Es posible que su organización tenga algunas preguntas sobre la transición a eventos virtuales de recaudación de fondos. Aquí hay algunas preguntas frecuentes que puede encontrar.
¿Por qué las organizaciones sin fines de lucro están recurriendo a la recaudación de fondos virtual durante la crisis del COVID-19?
Debido a la pandemia de COVID-19 y las mejoras en la tecnología de recaudación de fondos en línea, hemos visto una rápida adaptación a la organización de eventos en línea. En 2021, las organizaciones seguirán organizando eventos virtuales para mantener a los aficionados seguros y socialmente distanciados. Esto aumentó los ingresos de la recaudación de fondos en línea. 23% el año pasado.
Gracias a un modelo simplificado de recaudación de fondos virtual, muchas organizaciones sin fines de lucro se mantienen al día con sus objetivos de recaudación de fondos y asistencia a eventos. Esto trae una serie de beneficios que incluyen:
- La capacidad de involucrar a los participantes desde cualquier lugar.
- Oportunidades directas para donar en línea durante todo el evento.
- Contribuir a la seguridad pública evitando grandes reuniones.
Cuando implemente su modelo de recaudación de fondos virtual, su equipo experimentará beneficios que de otro modo no habría logrado con un evento en persona.
¿Cómo se planifica una recaudación de fondos virtual?
Para comenzar a planificar su recaudación de fondos en línea, deberá considerar las mejores prácticas para un evento exitoso y crear su conjunto de herramientas de recaudación de fondos virtual. Aquí hay algunos pasos para comenzar:
- Define tu idea de evento. Determine por qué organiza su evento y elija una idea atractiva. Por ejemplo, si estás recaudando dinero para un equipo deportivo, considera organizar un evento activo, como un evento virtual. Paseo.
- Revise sus herramientas virtuales de recaudación de fondos. Considere qué software ya tiene y qué tan fácil de usar es para ayudar a las personas a encontrar su evento. Si su equipo está comenzando desde cero, consulte nuestra lista de las mejores opciones de software gratuito para recaudar fondos.
- Fija tus metas. El hecho de que esté organizando un evento virtual no significa que deba sacrificar la financiación o la asistencia. Es una forma comprobada de obtener información a partir de datos recopilados previamente en sus esfuerzos de recaudación de fondos. Esto le ayudará a comprender su punto de partida principal hacia una meta alcanzable.
- Establece tu horario. Establece tu horario. Considere el ritmo de su evento. ¿Cuándo termina tu campaña? ¿Cuánto tiempo tienes para recaudar fondos después de organizar tu evento? Revise su progreso con regularidad y haga ajustes o decisiones según sea necesario.
¿Qué eventos virtuales de recaudación de fondos son los más rentables?
Los eventos virtuales de recaudación de fondos más rentables son aquellos que atraen y entusiasman a sus seguidores. Es una buena idea observar los tipos de eventos de recaudación de fondos con los que su organización ha tenido éxito en el pasado y trasladarlos al ámbito virtual. Por ejemplo, si normalmente organiza una subasta anual para recaudar fondos, considere alinear su estrategia para organizar el mismo evento en línea.
Hemos elaborado una guía con las ideas más exitosas que hemos visto hasta ahora. Continúe leyendo para obtener detalles sobre estos eventos y cómo puede utilizarlos para impulsar sus esfuerzos de recaudación de fondos en línea.
Ideas para eventos virtuales de recaudación de fondos
¡Cuanto más emocionante sea la idea de tu evento en línea, más probabilidades habrá de que la gente se conecte para mostrar su apoyo! Estos son algunos de nuestros favoritos.
Subasta virtual en vivo
Las subastas virtuales son atractivas y gratificantes para sus participantes. Es probable que atraiga a nuevos participantes para que presenten ofertas y apoyen a su organización, ya que las personas pueden sintonizarnos desde cualquier parte del mundo.
Para comercializar esta recaudación de fondos en particular, es mejor conseguir artículos con anticipación para poder publicar un catálogo en línea y alentar a sus seguidores a ofertar. Usar el día de la subasta. Software de transmisión en vivo para brindar a los participantes la oportunidad de realizar ofertas en tiempo real. Esta es una excelente alternativa a las subastas en persona y ofrece un alto potencial de soporte.
Subasta silenciosa virtual
Una subasta silenciosa virtual De forma similar a una subasta virtual en vivo, debes comercializar con mucha antelación para generar interés. La principal diferencia es que sus invitados pujan “silenciosamente” al realizar sus ofertas virtualmente utilizando un software de pujas móvil o en línea, desde la comodidad de su hogar.
Ya sea que su organización elija una subasta en vivo o una subasta virtual silenciosa, es probable que genere muchas ventas y también brinde oportunidades atractivas para los participantes.
gala virtual
Si busca una forma única de organizar un evento memorable e interactuar con los votantes, una gala virtual es una excelente opción. Su equipo puede preparar y ejecutar esta recaudación de fondos virtual en unos sencillos pasos. Recomendamos lo siguiente:
- Invite a donantes, voluntarios y otros simpatizantes a asistir a la gala. Aproveche esta oportunidad para anunciar un tema y los detalles de registro. Considere proporcionar un código QR en su sitio para facilitar el registro.
- Luego, recluta entretenimiento que deleite a tu audiencia. Tal vez aparezcan en su transmisión de video o envíen un video de actuación para reproducirlo en línea.
- Por último, organiza una videoconferencia online para que los invitados puedan asistir a tu evento desde casa.
Normalmente, las galas son eventos de lujo. Sin embargo, tu gala online puede ser tan elegante o relajada como quieras. Algunas organizaciones animan a los participantes a disfrazarse en casa, otras animan a sus invitados a participar en pijama.
Paseo virtual
uno virtual Paseo es una excelente manera de involucrar a sus seguidores en una campaña de recaudación de fondos activa y personalizable.
- Asegúrese de que los asistentes comprendan cómo utilizar sus páginas de recaudación de fondos para recaudar promesas de donantes una vez finalizado el evento.
- Deje que sus excursionistas elijan su propio camino y asegúrese de que tengan una aplicación de fitness o un reloj para realizar un seguimiento de su distancia y tiempo. Asegúrese de que lo completen en (o antes) la fecha acordada.
- Después del evento, anuncie sus resultados a los patrocinadores y recolecte donaciones según los montos prometidos y la distancia recorrida.
Asegúrese de realizar su evento durante varios días para incluir a tantos excursionistas como sea posible. ¡Su evento virtual será memorable y de fácil acceso para participantes de todo el mundo!
Seminario web
Un seminario web es un evento educativo de recaudación de fondos en línea que ayudará a fortalecer su relación con sus seguidores. Todo lo que necesitas hacer es elegir un tema relacionado con tu misión y reunir a ponentes (ya sean invitados o miembros de tu organización) para generar interés en tu causa.
Una vez que tenga su idea y su orador, anime a sus seguidores a unirse a su seminario web. Para aquellos que no puedan asistir, grabar la sesión. Para recaudar dinero, su equipo puede cobrar una tarifa de entrada para acceder al evento o permitir que los seguidores contribuyan con obsequios durante todo el evento.
Maratón de baile virtual
¡Esta recaudación de fondos virtual no es diferente a la caminata virtual y es una forma emocionante de involucrar a los seguidores! Los bailarines recaudarán fondos a través de sus páginas de recaudación de fondos personalizables, que se crearán una vez finalizado el evento.
Luego, configure una transmisión en vivo para que los bailarines puedan completar el evento juntos. ¡Asegúrese de que sus participantes publiquen sus experiencias en las redes sociales y etiqueten a su organización para que sus seguidores puedan ver cuánto se divirtieron!
Una recaudación de fondos de baile suele tener éxito porque brinda a los participantes una oportunidad atractiva para divertirse y estar activos en sus propios hogares.
Sorteo online 50/50
Una rifa virtual es fácil de configurar y extremadamente atractiva para todos los involucrados. Todo lo que necesitas hacer es vender entradas para tu sorteo en línea como lo harías para un evento tradicional. ¡Luego envía el enlace de transmisión para que todos puedan unirse a la diversión!
El sorteo finaliza cuando la persona con el boleto ganador recibe el premio mayor. El precio es el 50% del precio del boleto del sorteo. ¡El resto va para tu organización! Se trata de una excelente recaudación de fondos que se puede adaptar fácilmente a una rifa en línea con el software adecuado.
transmisión en vivo las 24 horas
Un evento de transmisión en vivo las 24 horas es una excelente manera de realizar una recaudación de fondos durante todo el día para optimizar las donaciones. Durante su evento, puede invitar oradores, artistas, sesiones de preguntas y respuestas y más. Se recomienda que su equipo se prepare de la siguiente manera:
- Asegurar actores invitados
- Usar un software confiable de transmisión en vivo
- Establece un tema interesante para tu evento
Su evento será administrado por miembros del equipo por turnos para brindarles a sus seguidores la oportunidad de unirse a las celebraciones y contribuir en cualquier momento.
Noche de streaming de cine
¡Un evento cinematográfico en línea es una recaudación de fondos inolvidable en la que las personas pueden participar desde el sofá de su casa! Todo lo que tienes que hacer es elegir una película en un servicio de transmisión que atraiga a tus seguidores. Considere enviar una encuesta a sus participantes con anticipación si no está seguro de qué película le gustaría mostrar.
Luego anuncia tu evento y cobra una entrada para tu evento virtual. Incluso puedes crear paquetes de bocadillos de películas por un costo adicional. Entonces organiza tu evento con el Telefiesta (anteriormente Netflix Party) en tu navegador y ¡garantiza una velada inolvidable!
Concierto benéfico virtual
Los conciertos virtuales son una forma rentable de organizar un evento musical inolvidable. Cómo preparar tu concierto benéfico virtual:
- Comuníquese con una banda, cantante o músico y pídale que participe en un concierto en nombre de su misión.
- Haz correr la voz sobre tu evento en las redes sociales.
- Cobra una tarifa de entrada y acepta donaciones en línea de los asistentes.
- Transmita el concierto utilizando herramientas de videoconferencia.
¡Asegúrate de promocionar tu evento entre seguidores de todo el mundo! Considere grabar el evento para personas en diferentes zonas horarias.
Cursos de habilidades en línea
Si sus seguidores están atrapados en casa y buscan un nuevo pasatiempo, un curso de habilidades en línea puede ser un evento muy concurrido. Todo lo que tienes que hacer es encuestar a tu base de donantes y preguntarles qué les interesaría. Considere temas como:
- cuadro
- Técnicas de cocina
- Tejer
- aptitud física
Una vez que haya asegurado su tema, busque un experto dispuesto a facilitar su curso. Asegúrese de promocionar su evento y recaudar dinero para el enlace del curso y los materiales con una pequeña tarifa. Algunas organizaciones organizan periódicamente nuevos cursos de habilidades virtuales para alentar a sus seguidores a desarrollar sus habilidades y donar a su causa.
show de talentos en línea
Un show de talentos virtual es una excelente oportunidad para que los fanáticos tengan una plataforma para actuar. Esto es eficaz para escuelas, equipos deportivos u otras organizaciones con participantes dispuestos. Así es como funciona:
- Reclute personas que quieran participar pidiéndoles que envíen un vídeo de su actuación por tiempo limitado.
- Compile los videos enviados y proteja con contraseña el video en la página de su evento. Una vez compradas las entradas, distribuir información sobre las visitas turísticas.
- Anime a los donantes a votar por sus actos favoritos donando 1 dólar por 1 voto.
- Elige un ganador y recompénsalo con un pequeño premio.
¡Este evento es inolvidable e involucra activamente a todos en su organización!
Al elegir la idea perfecta para su evento en línea, asegúrese de obtener la opinión de su equipo y sus seguidores. Quiere organizar una recaudación de fondos en la que todos estén comprometidos y felices de participar.
Cómo realizar una recaudación de fondos virtual
Ahora que tiene una idea para su evento, explore estas mejores prácticas para descubrir cómo puede hacer que cualquier evento de recaudación de fondos en línea sea más exitoso.
Construye y entrena a tu equipo
Para organizar un evento exitoso, su organización necesita un equipo de voluntarios dispuestos a ayudarlo a organizar su evento. Con este fin, su equipo puede comunicarse con aquellos que han estado involucrados en sus eventos en el pasado ofreciendo su tiempo como voluntarios. Para encontrar estos asistentes de eventos, asegúrese de consultar el historial de participación en su CRM.
Una vez que haya formado su equipo, capacítelos en habilidades como comunicación interpersonal, perseverancia y creatividad para que pueda aprender cómo organizar un evento virtual de recaudación de fondos exitoso. Estos son valores críticos que debemos poseer. Para preparar a sus voluntarios y personal para la transición, considere los siguientes recursos:
Asegúrese de que su equipo conozca su software de transmisión y pueda realizar su evento sin dificultades técnicas. Por ejemplo, la mayoría de los eventos de recaudación de fondos requieren servicios de reuniones en línea. En este caso, asegúrese de enseñar de antemano a los participantes habilidades como silenciar, compartir pantalla y grabar pantalla.
Además, anime a su equipo y a sus seguidores anteriores a asistir a su nuevo evento virtual e invite a otros independientemente de su ubicación. Algunas organizaciones sin fines de lucro ofrecen una competencia amistosa como incentivo para el asistente que invite a la mayor cantidad de seguidores de su evento.
Comience con marketing y publicidad.
Dependiendo del tamaño y el calendario de su evento, es una buena idea comenzar a anunciar con varias semanas o meses de anticipación. De esta manera podrás generar interés y mantenerte actualizado continuamente a medida que se acerque la fecha.
Asegúrese de que su contenido se distribuya en múltiples plataformas para lograr un alcance óptimo. Considere utilizar redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram y enviar correos electrónicos a sus seguidores con detalles del evento.
Construya su pila tecnológica de recaudación de fondos
Con las herramientas adecuadas para recaudar fondos para su recaudación de fondos virtual le garantiza maximizar las donaciones recaudadas. Considere buscar uno solución integral de gestión de eventos Esto hace que los eventos en línea sean fáciles y atractivos.
Existe una amplia gama de software para eventos de recaudación de fondos virtuales para elegir, y el mejor para su negocio dependerá de sus objetivos y necesidades individuales. Considere priorizar las siguientes características:
- Venta de entradas e inscripción: Las funciones de registro y venta de entradas en línea garantizan una experiencia perfecta para los huéspedes. Es una buena práctica cobrar las entradas incluso para los eventos gratuitos, de modo que puedas recopilar información de tus seguidores y prepararte mejor para tu evento.
- Página de donación: Esta importante herramienta garantiza que pueda recaudar dinero en la página de registro, durante el evento en línea y a través del sitio web de su organización.
- Herramientas de subasta: Si su equipo elige una subasta silenciosa o una subasta en vivo para su evento, necesita la solución más eficaz herramientas de subasta para lograrlo. Las capacidades de oferta en línea y móviles brindan a los invitados una manera fácil y segura de participar a través de sus dispositivos.
- Gestión de datos: Los datos de sus donantes de su evento ayudarán a su organización a tomar decisiones futuras. Busque software de eventos virtuales con funciones de gestión de datos integradas para agilizar este proceso.
Con estas características en su pila tecnológica, aprovechará al máximo su recaudación de fondos virtual y los datos valiosos que vienen con la recaudación de fondos en línea.
Luego contacte a los participantes.
Después de su evento, es importante mantenerse en contacto con los asistentes, ya que una mayor participación siempre ha sido esencial para fortalecer su base de apoyo. Esto es más importante hoy que nunca. Dado que la disrupción y la incertidumbre afectan prácticamente a todos los sectores de la economía, será fundamental que asociaciones como la suya mantengan relaciones sólidas con los miembros, aumenten los ingresos y aumenten la retención. A continuación se muestran algunas formas en que puede hacer esto:
- Automatiza los recibos de donaciones y los mensajes de agradecimiento. Con un software dedicado a la recaudación de fondos, puede automatizar sus correos electrónicos para personalizar nombres y mensajes para sus actividades de recaudación de fondos y establecer relaciones. Notas de agradecimiento de seguimiento ¡Muestre su agradecimiento por sus increíbles donantes!
- Envía una encuesta. Los comentarios sobre sus eventos virtuales de recaudación de fondos serán invaluables a medida que la Sociedad continúa con la transición a una participación únicamente en línea. Inmediatamente después de un evento es el mejor momento para recopilar nuevos pensamientos y opiniones de los miembros. Entonces asegúrese de tener en cuenta sus comentarios al planificar su próximo evento.
- Brindar oportunidades de participación. Ofrezca a los asistentes nuevas formas de continuar interactuando con su organización una vez finalizado el evento, incluido su próximo evento u otras formas relevantes, como suscribirse a un boletín informativo.
Resumen
Para organizaciones sin fines de lucro como la suya, comprender cómo organizar eventos virtuales de recaudación de fondos exitosos es fundamental en la era COVID y más allá. Si su organización aún no ha adoptado la recaudación de fondos virtual como práctica, ahora es el mejor momento para establecer sus estrategias y ponerlas en práctica.
Con las herramientas adecuadas e ideas atractivas para eventos, puede lograr sus objetivos de recaudación de fondos y asistencia a su evento virtual. Asegúrese de realizar un buen marketing y anime a sus seguidores a invitar a otras personas de todo el mundo a unirse para lograr el máximo impacto.
Recursos adicionales
Para obtener más información sobre la recaudación de fondos virtual y otras prácticas modernas de recaudación de fondos, consulte los siguientes recursos:
