Los eventos de recaudación de fondos son una de las formas más efectivas de recaudar fondos para su organización, aumentar su base de donantes y obtener publicidad valiosa para el trabajo de su organización sin fines de lucro. Si se hace mal, sus eventos especiales no proporcionarán los fondos que busca y, de hecho, perjudicarán a su organización debido al boca a boca negativo que recibirá.
Hacer eventos especiales para recaudar fondos para su organización sin fines de lucro
Por lo tanto, al realizar sus eventos especiales, el fracaso es un lujo que su organización simplemente no puede permitirse.
Estos son algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que sus eventos especiales se realicen correctamente, de modo que su organización obtenga todos los beneficios que ofrecen los buenos eventos especiales.
1. Seleccione un presidente de evento especial para su evento. Este puesto no debe ser ocupado por el presidente de la junta, los miembros de la junta o su director ejecutivo.
Porque, en primer lugar, estas personas ya tienen otras responsabilidades y, en segundo lugar, porque al seleccionar al presidente de su evento, lo que debería querer hacer es complementar los recursos de personas existentes, no imponerles más responsabilidades.
Así que no dude en salir de su organización para encontrar a esta persona, si es necesario.
2. Planifique cuidadosamente su evento especial, y una de sus herramientas clave de planificación será su Plan maestro de eventos, que cubrirá el tipo de evento que tendrá, cuándo se llevará a cabo y dónde se llevará a cabo.
Otros planes importantes que necesitará son: un plan de presupuesto; un plan de financiación; un plan de publicidad; Un Plan de Reconocimiento de Donantes; Un Plan de Logística del Sitio; y un Plan de Desastres.
3. Desarrolle la línea de tiempo de un evento para mantener su evento especial en curso. Para eventos especiales más pequeños, necesita entre 3 y 6 meses de tiempo de entrega.
Y para eventos especiales más grandes, necesitará entre 6 y 9 meses de anticipación para hacer bien su evento especial. Así que asegúrese de darse suficiente tiempo.
4. Establecer un comité de eventos especiales, así como todos los subcomités necesarios. Dichos comités incluirán comités de venta de boletos, un comité de solicitud de obsequios, un comité de publicidad y otros.
Porque, toda recaudación de fondos es una actividad intensiva de personas y esto es más importante que en la realización de eventos especiales, y necesitará mucha gente para ayudar a que su evento especial sea un éxito.
5. Prepare la mayor cantidad de documentos que necesitará para realizar su evento especial con éxito, incluso antes de que los necesite, en forma de documentos de plantilla para mantener su evento especial al día.
Algunos de los muchos tipos de documentos que necesitará son una declaración de caso de evento; cartas de solicitud de obsequios, comunicados de publicidad, kits de trabajadores voluntarios, letreros de eventos y muchos otros documentos.
6. Realice un ensayo general completo de su evento especial con todos los actores clave involucrados y recorra cada paso de su evento. Para que todos los involucrados directamente sepan exactamente cuál es su función respectiva y dónde encajan en el proceso general.
Además, si su evento incluye algún tipo de presentación de charlas, asegúrese de proporcionar guiones a todos los que hablen, y asegúrese de establecer un límite de tiempo para los que hablarán para que comience y termine a tiempo.
7. Haz tu evento especial asegurándote de que si no logras nada más que al menos todos la pasen bien. Si no lo hacen, no hablarán bien de su organización ni asistirán a futuros eventos especiales.
También intente obtener una ganancia razonable de al menos el 50% o más en su evento después de restar todos los costos. La clave para obtener una ganancia razonable es obtener la mayor cantidad de materiales que necesita donados y obtener obsequios en efectivo de empresas locales y otros, que se agregarán a los ingresos generales producidos por su evento.
Ahora, para realizar eventos especiales con éxito, se requerirá tiempo y esfuerzo de su parte, pero el valor de su evento especial y los beneficios que recibirá su organización superarán con creces el tiempo y el esfuerzo involucrados.
Porque su evento le permitirá recaudar fondos, aumentar su base de donantes y brindar una publicidad valiosa para el trabajo que realiza. Por lo tanto, los eventos especiales deben ser parte regular de los esfuerzos de recaudación de fondos y fuentes de ingresos de su organización.
Sobre el Autor
Berwyn J. Kemp es una consultora de recaudación de fondos que ayuda a organizaciones sin fines de lucro a obtener financiamiento.
