En el mundo digital actual, donde la misión de las organizaciones sin fines de lucro es cada vez más importante, las exenciones en línea juegan un papel fundamental para proteger y empoderar a estas instituciones. ¿Sabes cómo funcionan? En este artículo, te contaremos cuatro formas en las que las exenciones en línea pueden proteger y apoyar la misión de tu organización. Desde la recaudación de fondos hasta el fortalecimiento de la participación de los donantes, descubre cómo este práctico recurso puede marcar la diferencia en el éxito de tu causa. ¡No te lo pierdas!
Los eventos de recaudación de fondos son un reflejo directo de su marca. Las organizaciones sin fines de lucro revisan continuamente sus estrategias y recursos para garantizar que sus eventos representen de manera efectiva su misión e identidad, involucren a los donantes y lleguen a las audiencias adecuadas.
Una herramienta importante para eventos y recaudación de fondos que su organización sin fines de lucro puede haber pasado por alto es la protección de responsabilidad. Además de comunicar su misión a donantes actuales y potenciales, sus eventos también deben comunicar su compromiso con la seguridad. Comienza con las exenciones.
La pandemia provocó que muchas organizaciones sin fines de lucro recibieran exenciones por primera vez, ya que las reuniones en persona de repente plantearon un riesgo mayor que nunca. Pero incluso si COVID-19 ya no es un problema, considere utilizar exenciones en línea para promover su misión. Una exención en línea le ahorrará tiempo para que pueda concentrarse en promover el bien social.
Para ayudarlo a comprender mejor las exenciones en línea, le presentamos cuatro beneficios clave:
- Protección y seguridad de responsabilidad
- Comodidad para los participantes
- Registros y más datos para futuros eventos
- Huella de papel reducida
Las exenciones en línea son una forma rápida y sencilla de garantizar que su organización y sus seguidores estén protegidos. Si eres anfitrión Evento deportivoYa sea una donación de sangre o un desfile de moda, una exención en línea puede tener un impacto significativo en el éxito de su evento.
Ahora veamos cómo las exenciones en línea pueden ayudar a que su misión se desarrolle sin problemas a largo plazo.
1. Protección y seguridad de responsabilidad
El objetivo principal de todas las exenciones, tanto impresas como digitales, es brindarle a su organización sin fines de lucro protección de responsabilidad al organizar eventos en los que los participantes podrían resultar perjudicados o potencialmente perjudicados.
Piense en las exenciones y protecciones, así como en diversos aspectos del cumplimiento y la diligencia debida. Por ejemplo, antes de organizar una rifa, gala o subasta, debe verificar los requisitos de licencia de alcohol y juegos de azar en su país. Las exenciones también deben incluirse al principio del proceso de planificación de eventos sin fines de lucro.
Estos documentos contienen una descripción detallada de la actividad propuesta, los riesgos asociados, las normas de seguridad y una firma. Cuando un participante firma una renuncia, reconoce los riesgos y libera al anfitrión de cualquier responsabilidad por cualquier daño o lesión.
Muchas organizaciones sin fines de lucro operan sin exenciones, en parte porque no reconocen la amplia gama de beneficios que ofrecen. Más allá de proteger su misión, las exenciones protegen a sus seguidores informándoles de los posibles riesgos con antelación y dándoles la oportunidad de considerar plenamente su decisión. Las exenciones también ayudan a fomentar una cultura más sólida de seguridad, transparencia y diligencia debida dentro de su organización.
Al crear una exención bien redactada, su organización sin fines de lucro debe:
- Realizar una investigación. Para evitar malentendidos y disputas, es importante comprender la prevención de demandas y encontrar el software de exención electrónica que mejor se adapte a su negocio.
- Consulte las exenciones de organizaciones similares. Si no está seguro de los riesgos potenciales de su evento, comuníquese con organizaciones que ofrecen actividades similares y solicite un ejemplo de sus exenciones.
- Haga un balance de los riesgos. Primero, pregúntese: “¿Qué riesgos plantea el evento en sí y qué medidas debemos tomar para reducirlos?” Asegúrese de que se tenga en cuenta su exención. todo riesgos potenciales asociados con la actividad planificada para evitar acciones legales innecesarias.
- Consulte a un abogado. Consulte a un abogado antes de hacer pública su exención para asegurarse de que todas sus bases estén cubiertas.
- Comparta el documento con toda su organización. Asegúrese de que todos en su organización estén en la misma página. Si un participante se comunica con uno de sus empleados para preguntar sobre la exención, desea que esté bien informado y tenga conocimiento del documento en cuestión.
Realizar eventos de recaudación de fondos exitosos es fundamental para el éxito de una organización sin fines de lucro. Pero sin protección legal, podría perder valiosos fondos y el apoyo de los donantes. Invertir en software de exención electrónica protege su misión para que pueda continuar involucrando a la comunidad con una variedad de eventos en el futuro.
2. Comodidad para los participantes
Ahora veamos específicamente los beneficios únicos de las exenciones en línea. Incluso si su organización sin fines de lucro tiene un largo historial de aprovechamiento de exenciones, aún podría beneficiarse de actualizarla para la era digital.
Una exención en línea tiene el mismo significado legal que una exención en papel. La única diferencia es que el software es conveniente para las exenciones electrónicas, mientras que las exenciones en papel requieren pasos logísticos adicionales que ralentizan las experiencias de los seguidores y suponen una carga indebida para su organización.
Respectivamente Lista de Cornershop Creative de los mejores sitios web sin fines de lucroLa gente en este mundo altamente digital espera accesibilidad y funciones fáciles de usar. Las exenciones digitales simplifican todo el proceso de firma para los participantes, permitiéndoles firmar en cualquier momento y lugar.
Con la exención en línea adecuada, puede ofrecer a sus seguidores las siguientes soluciones digitales:
- Funciones personalizadas. Las exenciones en línea se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de cada participante individual. Puede traducir exenciones a diferentes idiomas, agregar una configuración de padre/tutor para menores e incluso incluir lupas de pantalla o funciones de texto a voz.
- Complete los campos automáticamente. La mayoría de las plataformas de firma virtual permiten a los usuarios completar automáticamente campos como nombres, fechas y direcciones de correo electrónico. En última instancia, esto minimiza los errores y da como resultado tasas de finalización más rápidas.
- Información de seguridad adicional. Si necesita brindar instrucciones de seguridad específicas a sus asistentes, algunos programas de software tienen una función de inserción que le permite incluir un video instructivo.
- Firma fuera del sitio. Las exenciones en línea te lo ponen fácil Distribuya las exenciones con antelación y fomente las firmas tempranas. Los asistentes tendrán tiempo suficiente para revisar el documento, lo que eliminará la necesidad de hacer cola a su llegada y garantizará una experiencia libre de estrés.
Imagínese organizar una caminata guiada por la naturaleza a través de un terreno potencialmente peligroso. Desea darles a las personas suficiente tiempo para reflexionar sobre sus propias habilidades y optar por no participar si se sienten incómodas, en lugar de esperar hasta el día del evento para recolectar firmas y exenciones firmadas previamente. La forma más sencilla de lograrlo es implementar un proceso de firma virtual, por ejemplo Exención de recorrido en línea de Smartwaiver.
Una vez que su exención en línea esté lista, puede vincularla en un correo electrónico de confirmación, dirigir a los participantes a su sitio web o configurar un quiosco en el sitio para que los participantes inicien sesión cuando lleguen.
3. Registros y más datos para eventos futuros
Almacenar documentos físicos en cajones y archivadores requiere mucho tiempo y trabajo. Sus valiosos documentos corren el riesgo de dañarse o incluso perderse. Con el software en línea adecuado para darse por vencidoTodo lo que necesita está disponible en una base de datos con capacidad de búsqueda.
Las exenciones en línea guardan automáticamente sus documentos como una copia de seguridad integrada. Esto es una gran ventaja en sí mismo, pero el fácil acceso a estos datos también puede ser útil en el marketing digital.
Los análisis de exenciones pueden ayudarle a medir la participación y la asistencia al evento para guiar la planificación de eventos futuros. Por ejemplo, si su evento Fun Run tiene menos firmas de exención de lo habitual antes del evento, puede utilizar los datos para interactuar con los seguidores de manera más efectiva. Ya sea que desee aclarar su llamado a la acción o simplificar su formulario de suscripción, los datos de exención pueden brindarle pistas sobre los pasos correctos a seguir la próxima vez.
Cuando se usa correctamente, el software de exención en línea también lo ayudará a encontrar información sobre los asistentes al evento, como por ejemplo:
- Demografía: Descubra a qué grupo de edad, sexo y ubicación pertenecen la mayoría de sus seguidores y asistentes al evento. Si su audiencia es más joven, es posible que desee mejorar sus estrategias de marketing online.
- Información del contacto: Envíe promociones fácilmente utilizando la información de contacto que proporcionó en sus exenciones. Sin embargo, asegúrese de que los participantes hayan aceptado su lista de marketing basada en permisos antes de enviar publicidad o invitaciones.
- Historia: Considere cómo los participantes han trabajado con su organización sin fines de lucro en el pasado. ¿En qué actividades participaron? ¿Son habituales? ¿Cuánto tiempo ha pasado desde su última visita? Esta es una excelente manera de identificar las fortalezas y debilidades de sus esfuerzos de divulgación.
Hágales saber a sus seguidores que espera verlos nuevamente en el futuro y considere ofrecer ventajas como descuentos, productos para eventos y otros incentivos para volver a interactuar con su organización. Con la recopilación de datos adicionales que permiten las exenciones, usted tiene una base estable a partir de la cual construir estrategias de divulgación y participación más sólidas a lo largo del tiempo.
Finalmente, si su empresa se esfuerza por lograr la responsabilidad social y ambiental, puede eliminar por completo el desperdicio de papel a través de exenciones en línea. Por supuesto, esto es una ventaja para el medio ambiente y puede dejar una buena impresión en su comunidad, pero también hay otros beneficios.
Como se mencionó anteriormente, los registros digitales significan que se necesita menos espacio de almacenamiento físico en sus oficinas. También reducirás significativamente el tiempo dedicado a tareas de logística y archivo.
Clasificar montones de documentos de exención puede ser una tarea abrumadora para sus empleados. Las exenciones digitales son sistemas organizativos sin papel que se pueden gestionar desde una única computadora en lugar de un archivador desordenado.
Sus participantes también recibirán automáticamente copias digitales de sus firmas en lugar de tener que usar una impresora o enviar por correo su formulario firmado. Ya sea que completen sus documentos en línea o en una máquina en el momento del check-in, no tendrán que lidiar con papel en absoluto.
Sin mencionar que los costos de papel e impresión pueden acumularse rápidamente. Si organiza eventos que requieren o pueden requerir exenciones, una alternativa en línea le proporcionará un retorno de la inversión inmediato. Aunque las exenciones en línea pueden requerir algunos costos iniciales, en última instancia le ahorrarán tiempo y dinero a largo plazo.
Para comenzar con las exenciones en línea, todo lo que su empresa necesita es un proveedor de servicios y un sistema informático básico que probablemente ya utilice en sus operaciones diarias. Después de esta configuración inicial, su empresa está lista para aprovechar las exenciones en línea.
Con menos papel, puedes centrarte en lo que importa: ofrecer a tus seguidores una experiencia positiva.
Las exenciones ayudan a proteger a su organización sin fines de lucro de daños legales y a sus seguidores de daños. Al implementar digitalmente estas exenciones, usted tiene acceso a importantes herramientas de marketing y recaudación de fondos.
Desde proporcionar información valiosa hasta reducir el desperdicio, las exenciones en línea pueden llevar sus eventos al siguiente nivel y avanzar en su misión en los años venideros.
